Jeżeli chcesz skorzystać z procedury szczególnej SME, musisz:

• powiadomić Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim UE;
• złożyć uprzednie powiadomienie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego – uprzednie powiadomienie zawiera dane identyfikacyjne, informację o państwie lub państwach członkowskich UE, w których zamierzasz korzystać ze zwolnienia z VAT, a także dane dotyczące osiągniętego w trakcie roku obrotu na terytorium UE w poprzednim i bieżącym roku podatkowym w podziale na obroty w każdym państwie członkowskim UE, w tym w Polsce (niektóre państwa członkowskie UE wymagają podania obrotów również za dwa lata wstecz – w takich przypadkach musisz uwzględnić również te informacje);
• uzyskać w Polsce indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX, zwany „polskim numerem identyfikacyjnym EX”.

Pamiętaj!

Jeżeli do tej pory korzystałeś w Polsce ze zwolnienia z VAT i nie posiadasz rejestracji do VAT, przed złożeniem uprzedniego powiadomienia powinieneś złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

W ramach procedury szczególnej SME od 1 stycznia 2025 r. możesz ubiegać się o zwolnienie z podatku VAT w innych niż Polska państwach członkowskich UE, które wprowadziły na swoim terytorium możliwość korzystania ze zwolnienia, jeżeli:

1. całkowita roczna wartość dostaw towarów i/lub świadczenia usług dokonanych w roku podatkowym, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE (w tym również Polska), z wyłączeniem kwoty podatku VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro;
2. spełniasz warunki określone przez każde z państw członkowskich, w których zamierzasz korzystać ze zwolnienia z podatku VAT (w tym Twój roczny obrót nie przekroczył progu krajowego określonego przez te państwa członkowskie).

Pamiętaj!

Każde z państw członkowskich UE może wprowadzić różne warunki korzystania ze zwolnienia na swoim terytorium.

W zależności od państwa członkowskiego UE różnice mogą m.in. dotyczyć:

• wysokości progu – nie może on jednak przekroczyć 85 000 euro lub jej równowartości w walucie państwa członkowskiego UE;
• zróżnicowania progów dla poszczególnych sektorów działalności gospodarczej – przy czym żaden z tych progów nie może przekroczyć 85 000 euro lub jego równowartości w walucie państwa członkowskiego UE;
• umożliwienia dalszego korzystania ze zwolnienia po przekroczeniu limitu określonego przez państwo członkowskie, tj. do końca roku podatkowego przy przekroczeniu progu obrotu rocznego, np. o 10% lub o 25% lub bez określonego pułapu w trakcie roku podatkowego – zwolnieniem nie może jednak zostać objęty podatnik, którego obrót w państwie członkowskim UE przyznającym zwolnienie przekracza 100 000 euro;
• okresu karencji w przypadku powrotu do zwolnienia (1 rok lub 2 lata);
• wyłączeń ze stosowania zwolnienia z podatku VAT dla konkretnych dostaw towarów i/lub świadczenia usług.

Ważne!

Warunki zwolnienia, w tym progi ustalone w danym państwie członkowskim UE, nie mogą wprowadzać rozróżnienia między podatnikami posiadającymi siedzibę działalności gospodarczej i podatnikami nieposiadającymi siedziby działalności gospodarczej na terytorium danego państwa członkowskiego UE.

Przepisy państw członkowskich UE obowiązujące w zakresie zwolnień z VAT w ramach procedury szczególnej SME można znaleźć na stronie Komisji Europejskiej.

Wszystkie wartości dostaw towarów i/lub świadczenia usług wskazane w uprzednim powiadomieniu lub informacji kwartalnej musisz wykazać w euro.

W celu przeliczenia na euro na potrzeby określenia wysokości rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej stosuj kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku, a w przypadku gdy w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany – kurs wymiany z następnego dnia, w którym został opublikowany.

Zwolnienie z VAT w ramach procedury szczególnej SME będzie Ci przysługiwało od dnia, w którym:

1. zostaniesz poinformowany o nadaniu polskiego numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT:
   1. jeżeli państwo członkowskie UE, w którym zamierzasz korzystać ze zwolnienia, potwierdziło prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie;
   2. co najmniej jedno z państw członkowskich UE, w którym zamierzasz korzystać ze zwolnienia, potwierdziło prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie – w przypadku gdy w uprzednim powiadomieniu wskazałeś więcej niż jedno państwo członkowskie UE, w którym zamierzasz korzystać ze zwolnienia.
2. potwierdzony został polski numer identyfikacyjny EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT – w przypadku, gdy w uprzednim powiadomieniu wskazałeś więcej niż jedno państwo członkowskie UE, w którym zamierzasz korzystać ze zwolnienia, i polski numer identyfikacyjny EX został już nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium jednego z tych państw członkowskich UE, a kolejne państwo członkowskie UE potwierdziło prawo do korzystania ze zwolnienia.

W przypadku gdy Twój roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej przekroczył w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym kwotę 100 000 euro, otrzymasz postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które będzie Ci służyć zażalenie.

Odmowę nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX otrzymasz również, jeżeli wszystkie wybrane przez Ciebie państwa członkowskie UE odmówią Ci korzystania ze zwolnienia na swoim terytorium.

W przypadku gdy nie spełniasz warunków korzystania ze zwolnienia określonych przez państwo członkowskie UE, które wskazałeś w uprzednim powiadomieniu, na podstawie informacji przekazanych przez właściwy organ podatkowy tego państwa członkowskiego, zostaniesz poinformowany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o odmowie skorzystania ze zwolnienia w tym państwie członkowskim UE.

W przypadku gdy nie spełniasz warunków korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich UE, które wskazałeś w uprzednim powiadomieniu, otrzymasz również postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które będzie Ci służyć zażalenie.

Możesz dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia z VAT w innym/innych niż Polska państwach członkowskich UE w ramach procedury szczególnej SME. Rezygnacja ta będzie miała skutek od:

1. pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale poinformowania o tej rezygnacji – w przypadku gdy złożyłeś rezygnację w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału;
2. drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale poinformowania o tej rezygnacji – w przypadku gdy złożyłeś rezygnację w ostatnim miesiącu kwartału.

Jeżeli poinformujesz o rezygnacji ze zwolnienia z VAT w ramach procedury szczególnej SME we wszystkich państwach członkowskich UE, w których korzystałeś ze zwolnienia, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wyda postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które służy zażalenie i które podlega natychmiastowemu wykonaniu, oraz dezaktywuje polski numer identyfikacyjny EX.

Zmienisz swoje dane identyfikacyjne, w tym m.in. adresy/dane kontaktowe, poprzez aktualizację uprzedniego powiadomienia.

W aktualizacji uprzedniego powiadomienia skorygujesz wcześniej wykazane wartości dostaw towarów/świadczenia usług w konkretnych państwach członkowskich UE, jeżeli okaże się, że dane, które wcześniej przekazałeś, są nieprawidłowe.

Pamiętaj!

Wszystkie wyżej opisane sprawy, po nadaniu polskiego numeru EX, załatwisz poprzez złożenie aktualizacji uprzedniego powiadomienia, która zawiera dedykowane do tego pozycje, które ułatwią Ci skorygowanie informacji.

W przypadku gdy w uprzednim powiadomieniu wykryjesz błędy jeszcze przed nadaniem polskiego numeru EX, możesz wycofać pierwsze uprzednie powiadomienie, składając kolejne uprzednie powiadomienie z informacją o wycofaniu pierwotnego formularza. Informacje podane w nowym uprzednim powiadomieniu zastępują wcześniej podane informacje.

Ważne!

W takim przypadku 35 dni roboczych rozpoczyna się od daty złożenia nowego uprzedniego powiadomienia.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT w ramach procedury szczególnej SME, to musisz składać:

1. informację kwartalną – w terminie miesiąca od końca danego kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy;
2. korektę informacji kwartalnej – niezwłocznie, w przypadku wszelkich zmian w złożonych uprzednio informacjach kwartalnych.

Informacja kwartalna musi zawierać m.in.:

• Twoje dane, w tym informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX;
• dane o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich UE za dany kwartał w podziale na sektory, jeżeli znajdują zastosowanie w państwie członkowskim UE, w którym ubiegasz się o zwolnienie;
• dane dotyczące wartości sprzedaży na terytorium kraju za dany kwartał.

Ważne!

W przypadku gdy polski numer identyfikacyjny EX został nadany w kwartale następującym po kwartale, w którym złożyłeś uprzednie powiadomienie, albo w jednym z kolejnych kwartałów, wraz z informacją kwartalną składaną za kwartał, w którym został nadany polski numer identyfikacyjny EX, składasz informacje kwartalne za kwartał, w którym złożyłeś uprzednie powiadomienie, oraz za kolejne kwartały poprzedzające nadanie polskiego numeru identyfikacyjnego EX.

W pierwszej informacji kwartalnej pomijasz dane o obrotach, które wykazałeś już w uprzednim powiadomieniu.

W przypadku gdy przekroczysz kwotę 100 000 euro rocznego obrotu na terytorium UE będziesz musiał złożyć informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia, w którym przekroczyłeś tę kwotę – w terminie 15 dni roboczych, licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej kwoty. Przekroczenie kwoty 100 000 euro na terytorium UE będzie skutkowało wydaniem przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście postanowienia o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które służy zażalenie i które podlega natychmiastowemu wykonaniu, oraz dezaktywacją tego numeru.

W przypadku gdy oprócz przekroczenia kwoty 100 000 euro rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej:

• przestaniesz spełniać warunki korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich UE, w których korzystałeś ze zwolnienia lub
• zwolnienie przestało mieć zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich UE, w których korzystałeś ze zwolnienia lub
• poinformujesz o zakończeniu swojej działalności gospodarczej lub zaistnieje uzasadnione przypuszczenie, że Twoja działalność gospodarcza zakończyła się, np. nie będzie możliwości skontaktowania się z Tobą lub Twoim pełnomocnikiem

– otrzymasz postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które będzie Ci służyć zażalenie, oraz Twój numer EX zostanie niezwłocznie zdezaktywowany.

Pamiętaj!

Szczegółowy zakres danych zawartych w:

• uprzednim powiadomieniu wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania oraz niezbędnymi pouczeniami,

• informacji kwartalnej wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania oraz niezbędnymi pouczeniami

– zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2024 r. w sprawie danych zawartych w powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska oraz informacji kwartalnej Dz.U. 2024 poz. 1969