Należyta staranność


Co zrobić, aby dochować należytej staranności w kontaktach biznesowych

Dwie zakłopotane osoby: mężczyzna i kobieta otoczone pięcioma osobami wyglądającymi na nieuczciwych. Podpis: Czy Twoje transakcje są bezpieczne? Sprawdź!

Co to jest należyta staranność

Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Została przedstawiona w formie dokumentu pn. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych" (Metodyka). Ma zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.

To jednocześnie „drogowskaz" dla przedsiębiorców. Podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT.

Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych (PDF, 434 kB)

Jak dochować należytej staranności

Zobacz przykładowe działania, których podjęcie pomoże ci zweryfikować okoliczności związane z transakcją i dochować należytej staranności przy podejmowaniu decyzji o jej zawarciu z kontrahentem (przedsiębiorcą – sprzedawcą, dostawcą towaru).

Rozpoczęcie współpracy z kontrahentem

Chodzi tu o zawarcie transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawierałeś transakcji handlowych dotyczących towarów. To też sytuacja, w której zawierasz transakcję z podmiotem, z którym zawierałeś ją już wcześniej, ale nowe transakcje będą dotyczyć towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których dotychczas od niego nie kupowałeś.

Kryteria formalne

Mężczyzna siedzący przed komputerem. Nad nim treść w dymkach: koncesje i zezwolenia, KRS/CEIDG, Wykaz podatników VAT

W przypadku każdego nowego kontrahenta potwierdź:

  • w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), że kontrahent jest w nim zarejestrowany – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta,
  • czy kontrahent na moment transakcji - jest wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) Wykazu podatników VAT, w którym znajdziesz informację, czy:
    • kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przywrócony do rejestru VAT,
    • kontrahent został wykreślony jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany,
  • czy kontrahent posiada, lub – na twoje żądanie – przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
  • umocowanie osób reprezentujących kontrahenta lub pełnomocnictw udzielonych przez te osoby (np. zweryfikuj umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG).

Przy ocenie należytej staranności KAS weźmie pod uwagę:

  • czy w późniejszym okresie przywrócono rejestrację twojego kontrahenta, w sytuacji gdy na moment transakcji figurował w wykazie podmiotów wykreślonych z rejestru jako podatnicy VAT czynni,
  • czy w późniejszym okresie nie został do tego rejestru wpisany, w sytuacji kiedy zawarłeś transakcję z kontrahentem, który – na moment jej zawarcia – nie był wpisany do rejestru podatników VAT czynnych.

Kryteria transakcyjne

Przedstawiona lista prezentuje przykładowe okoliczności transakcji, na które należy zwrócić uwagę, aby zachować należytą staranność. Nie ma charakteru zamkniętego, ponieważ w praktyce życia gospodarczego mogą wystąpić inne sytuacje wskazujące na ryzyko udziału w oszustwie.

Kliknij w grafikę, aby przejść do dalszych informacji:

Transakcja bez ryzyka gospodarczego
Zapłata gotówką przy transakcji ponad 15 tyś.
Zapłata przelewem na 2 różne rachunki bankowe
Cena nierynkowa bez uzasadnienia

 

Zmiana branży kontrahenta bez uzasadnienia
Kontakt z kontrahentem nieodpowiedni dla  transakcji
Brak oznak prowadzenia działalności gospodarczej
Skrócony termin płatności

 

Warunki transakcji nietypowe dla branży
Towar niezgodny z wymaganiami jakościowymi
Rażąco niski kapitał zakładowy
Transakcja bez umowy

 

Brak zaplecza organizacyjno-technicznego
Brak strony www lub social mediów

Kontynuacja współpracy z kontrahentem

Ponieważ przy kontynuacji współpracy gospodarczej istnieje mniejsze ryzyko nieświadomego udziału w procederze oszustw podatkowych, ocena dochowania należytej staranności przebiega nieco inaczej niż na etapie nawiązania współpracy.

Przede wszystkim powinna być ona dostosowana do już istniejącej relacji gospodarczej. Stąd kryteria formalne oraz transakcyjne stosuje się wtedy, jeżeli w dotychczasowych transakcjach z kontrahentem nie wystąpiły okoliczności charakterystyczne dla etapu rozpoczęcia współpracy (kryteria formalne i kryteria transakcyjne).

Kryteria formalne

Aby dochować należytej staranności, regularnie sprawdzaj:

  • czy kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia,
  • czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta,
  • czy kontrahent jest wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podatników VAT,w którym znajdziesz informacje, czy:
    • kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przewrócony do rejestru VAT,
    • kontrahent został wykreślony z rejestru jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany.
Wystąpienie kryteriów formalnych nie musi każdorazowo oznaczać, że nie dochowałeś należytej staranności. Przy kontynuacji współpracy z kontrahentem istotne znaczenie mają również okoliczności transakcyjne.
Kryteria transakcyjne

Najważniejszym czynnikiem przy ocenie dochowania należytej staranności jest zmiana – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy między tobą a kontrahentem.

Jakie okoliczności powinny wzbudzić twoje wątpliwości?

Przykłady:

  • kontrahent proponuje zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego,
  • wymaga od ciebie płatności gotówką albo proponuje obniżenie ceny w przypadku płatności gotówką (albo cesji wierzytelności) – w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. zł,
  • żąda od ciebie zapłaty za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy to mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny,
  • cena towaru, który oferuje ci kontrahent, znacząco odbiega od ceny rynkowej lub oferowane ci towary należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i które dotychczas od niego kupowałeś – bez ekonomicznego uzasadnienia,
  • wymagany od ciebie przez kontrahenta termin płatności za towar jest krótszy niż standardowy termin płatności – również bez ekonomicznego uzasadnienia,
  • kontrahent proponuje ci zawarcie transakcji na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu,
  • kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w prawie,
  • transakcja między tobą a kontrahentem nie jest udokumentowana umową pisemną (w tym w formie elektronicznej), zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków transakcji,
  • w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienia sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).

Dochowanie należytej staranności w przypadku płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności

Jeżeli zapłacisz dostawcy towaru przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności (MPP) i pozytywnie zweryfikowałeś przesłanki formalne, a nie zachodzą inne okoliczności, które jednoznacznie mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności – uznaje się, że dochowałeś należytej staranności.

Dodatkowo płatność z zastosowaniem MPP zwalnia cię z:

  • odpowiedzialności solidarnej,
  • ryzyka nałożenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w VAT,

– do wysokości kwoty, która odpowiada kwocie podatku wynikającej z otrzymanej faktury.

Wyłączenie odpowiedzialności nie nastąpi, jeśli wiedziałeś, że faktura zapłacona z użyciem MPP:

  • została wystawiona przez podmiot nieistniejący,
  • stwierdza czynności, które nie nastąpiły,
  • podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością,
  • potwierdza czynności prawne sprzeczne z ustawą albo mające na celu jej obejście, sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a także takie, w przypadku których oświadczenie woli zostało złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru.

Więcej o mechanizmie podzielonej płatności.

Dwie uśmiechnięte osoby: kobieta i mężczyzna stojący przy banerze: Bezpieczna transakcja równa się bezpieczna firma

Bezpieczna transakcja

Do kogo kierujemy akcję, jakie są jej cele

Wykaz podatników VAT

Co to jest wykaz podatników VAT, co zawiera, jak korzystać i inne

Mechanizm podzielonej płatności

Dowiedz się czym jest MPP i na czym polega

Wyłudzenia VAT

Jak działa karuzela VAT, przykłady oszustw karuzelowych

Pytania i odpowiedzi

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące należytej staranności

Pliki do pobrania

Ikonografiki, prezentacje i ulotki dotyczące bezpiecznej transakcji