Jak się zarejestrować

Firmę zarejestrujesz, gdy złożysz wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców:

• online - na stronie biznes.gov.pl
• osobiście lub listownie w urzędzie miasta lub gminy

Co wpisać ze wniosku

We wniosku o wpis do rejestru musisz podać Twoje dane: 

• dane osobowe oraz informacje o ważnym dokumencie tożsamości;
• NIP i REGON, jeśli zostały nadane;
• adres zamieszkania oraz inne adresy związane z zakładaną działalnością gospodarczą;
• nazwę firmy oraz nazwę skróconą;
• rodzaj działalności jaką będziesz prowadził (odpowiednie kody Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD));
• liczbę pracowników, których planujesz zatrudnić;
• dzień, w którym rozpoczniesz działalność;
• informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą;
• dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce Twojego zamieszkania.

Co jeszcze możesz podać: 

• formę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jaką wybierzesz,
• dane kontaktowe,
• numer rachunku bankowego,
• dane pełnomocnika.

Jeśli nie masz jeszcze numerów NIP ani REGON, Twój wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców będzie jednocześnie wnioskiem o ich nadanie. Numery te dopiszemy do Twojego wpisu automatycznie - NIP wciągu 1 dnia roboczego, REGON w ciągu 7 dni.

Spółka cywilna - dodatkowe kroki:

• spisz umowę spółki;
• złóż zgłoszenie do GUS i uzyskaj nr REGON spółki;
• w terminie 14 dni od założenia spółki zarejestruj spółkę w urzędzie skarbowym składając zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 (przy zgłoszeniu pamiętaj o zapłacie podatku od czynności cywilnoprawnej, jaką jest zawarcie umowy spółki. Stawka podatku wynosi 0,5% wartości wkładów wniesionych do spółki. Umowę spółki rozliczysz na formularzu PCC-3, PCC-3A.);
• uzupełnij dane identyfikacyjne o NIP i REGON spółki we wniosku CEIDG-1 w ciągu 7 dni od rejestracji w CEIDG.

Nie zapłacisz za wpis do CEIDG lub jego zmianę.

Jaką formę spółki wybrać

Do wyboru masz:

• spółki osobowe: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna;
• spółki kapitałowe: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna.

Sprawdź, jaką spółkę możesz założyć i jakie są różnice pomiędzy spółkami

Zanim zarejestrujesz spółkę, podpisz umowę spółki. Jeśli zakładasz spółkę akcyjną lub komandytowo-akcyjną, przygotuj jej statut. 

Jak zarejestrować spółkę

Spółkę zarejestrujesz w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS):

• za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) – jeżeli umowę zawarto w formie papierowej;
• w systemie teleinformatycznym S24 – jeżeli umowę zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24.

Jak wypełnić wniosek

We wniosku o wpis musisz podać:

• firmę, siedzibę i adres spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) wspólników/partnerów oraz adresy wspólników/partnerów albo ich adresy do doręczeń albo adresy do doręczeń elektronicznych;
• nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki, i sposób reprezentacji;
• dodatkowe dane zależne od rodzaju spółki jaką rejestrujesz.

Jeśli wniosek składasz przez S24, dołącz do niego niezbędne dokumenty w postaci załączników:

• umowy spółki, statutu spółki;
• listy wspólników/partnerów;
• dokument o powołaniu członków zarządu, jeśli został powołany
• oświadczenia osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru, obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń;
• pełnomocnictwa wraz z dowodem opłaty za pełnomocnictwo - jeśli wniosek składa pełnomocnik;
• oraz dodatkowych załączników w zależności od rodzaju spółki jaką rejestrujesz.

Jeśli składasz wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), nie musisz dołączać dokumentów sporządzonych przed notariuszem.  Wystarczy, że podasz numer (identyfikator) aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).

Rejestracja spółki jest odpłatna. Jej koszt to:

• 500 zł – opłata sądowa za wpis (250 zł, gdy umowa spółki została zawarta za pośrednictwem S24);
• 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;
• 17 zł– opłata skarbowa od pełnomocnictwa (tylko, jeśli wniosek podpisuje pełnomocnik).

Poinformuj o założeniu Twojej firmy następujące instytucje:

• urząd skarbowy-  podaj dane uzupełniające na formularzu NIP-8.
  Masz na to:
  
  • 21 dni od wpisu spółki do KRS,
  • 7 dni od rozpoczęcia działalności, jeśli planujesz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne.
    
    
• Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych - zgłoś dane w ciągu 7 dni od wpisu spółki do KRS. 

Opodatkowanie na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) to podstawowa forma rozliczenia. Nie musisz zgłaszać jej wyboru do urzędu skarbowego. 

Podatek płacisz od dochodu wg skali podatkowej¹, czyli Twojego przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania (dochód = przychód - koszty uzyskania tego przychodu). Kwota podatku zależy od tego, ile zarobisz:

• 12% - jeśli Twoja podstawa opodatkowania nie przekracza 120 000 zł, 
• 32% - od nadwyżki ponad 120 000 zł. 

Ulgi i preferencje

Jeśli wybierzesz tę formę opodatkowania, możesz skorzystać z dodatkowych przywilejów: 

• preferencyjnego rozliczenia razem ze współmałżonkiem;
• rozliczenia jako osoba samotnie wychowująca dziecko;
• ulg i odliczeń, które zmniejszają Twój dochód lub podatek. 

Twoje obowiązki 

Wybór skali podatkowej wiąże się z konkretnymi zadaniami: 

• Prowadzenie dokumentacji - musisz prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub księgi rachunkowe. Zasady prowadzenia PKPiR znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. 
• Wpłacanie zaliczek - w ciągu roku opłacasz zaliczki na podatek do urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. 

Terminy i zasady płatności 

Zaliczki wpłacasz do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (lub do 20.dnia miesiąca po zakończeniu kwartału). Zaliczkę za grudzień lub IV kwartał wpłać do 20 stycznia następnego roku podatkowego². 

Pamiętaj! Zaliczka na podatek dochodowy jest obowiązkowa dopiero wtedy, gdy przekroczy 1 000 zł³. Nie musisz jej wpłacać, jeśli należy podatek (po odjęciu już wpłaconych zaliczek) jest niższy niż ta kwota.

Zaliczki kwartalne

Jako osoba, która dopiero zaczyna działalność gospodarczą, możesz wpłacać zaliczki co kwartał. O tym, że wybierasz ten sposób, poinformuj urząd w zeznaniu podatkowym (PIT-36). Składasz je w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku podatkowego⁴. 

Podatek liniowy 19%

Opodatkowanie dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej  podatkiem liniowym 19% to forma opodatkowania, której nie możesz stosować, jeśli będziesz świadczył usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy:

• w tym samym roku
• w takim samym zakresie, w jakim świadczyłeś dla niego usługi ze stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy⁵.

Jak i kiedy zgłosić wybór

Jeśli decydujesz się na podatek liniowy, musisz złożyć oświadczenie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Masz na to czas: 

• do 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu w roku podatkowym, 
• do końca roku podatkowego - jeśli pierwszy przychód osiągniesz w grudniu. 

Jak obliczyć podatek

Podstawą opodatkowania jest dochód. Obliczysz go, gdy od przychodu odejmiesz koszty jego uzyskania. Podatek wynosi zawsze 19%, bez względu na wysokość Twojego dochodu⁶. 

Ograniczenia w ulgach

Wybierając podatek liniowy, tracisz prawo do niektórych preferencji: 

• preferencyjnego rozliczenia się razem ze współmałżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko jeśli w roku podatkowym uzyskasz przychody, poniesiesz koszty uzyskania przychodów, uzyskasz zobowiązanie lub uprawnienie do zwiększenia lub pomniejszenia podstawy opodatkowania albo przychodów, zobowiązanie lub uprawnienie do dokonywania innych doliczeń lub odliczeń;
• ulg i odliczeń podatkowych od dochodu i od podatku z wyjątkiem np. odliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, wpłaty na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego (IKZE), ulgi B+R, ulgi sponsoringowej, ulgi na zabytki czy ulgi na terminale.

Twoje obowiązki

• Prowadzenie dokumentacji - musisz prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub księgi rachunkowe. Zasady prowadzenia PKPiP znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. 
• Wpłacanie zaliczek - w ciągu roku opłacasz zaliczki na podatek do urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. 

Terminy i zasady płatności 

Zaliczki wpłacasz do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (lub do 20.dnia miesiąca po zakończeniu kwartału). Zaliczkę za grudzień lub IV kwartał wpłać do 20 stycznia następnego roku podatkowego². 

Pamiętaj! Zaliczka na podatek dochodowy jest obowiązkowa dopiero wtedy, gdy przekroczy 1 000 zł³. Nie musisz jej wpłacać, jeśli należy podatek (po odjęciu już wpłaconych zaliczek) jest niższy niż ta kwota.

Zaliczki kwartalne

Jako osoba, która dopiero zaczyna działalność gospodarczą, możesz wpłacać zaliczki co kwartał. O tym, że wybierasz ten sposób, poinformuj urząd w zeznaniu podatkowym  (PIT-36L). Składasz je w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku podatkowego. 

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt ma wyłączenia, które zależą od rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności i innych okoliczności wymienionych w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Nie możesz stosować ryczałtu, jeśli:

• opłacasz podatek w formie karty podatkowej;
• korzystasz z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego;
• osiągasz przychody w całości lub w części z tytułu:
  • prowadzenia aptek,
  • działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
  • działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych;
• wytwarzasz wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii;
• podejmujesz wykonywanie działalności w roku podatkowym po zmianie działalności wykonywanej:
  • samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem,
  • w formie spółki z małżonkiem na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków,
  • samodzielnie przez małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka

  - jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach;

• uzyskujesz przychody ze sprzedaży towarów handlowych lub wyrobów lub ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadających czynnościom, które Ty lub Twój wspólnik (przy prowadzeniu działalności w formie spółki):
  • wykonywałeś lub Twój wspólnik wykonywał w roku poprzedzającym rok podatkowy lub
  • wykonywałeś lub Twój wspólnik wykonuje w roku podatkowym w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.

Jak i kiedy zgłosić wybór

Jeśli wybierasz ryczałt, złóż oświadczenie o jego wyborze właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
Masz na to czas:

• do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód w roku podatkowym,
• do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy przychód osiągniesz w grudniu tego roku.

Podstawa opodatkowania i stawki 

Podstawę opodatkowania jest przychód. Nie możesz od niego odjąć kosztów jego uzyskania ale możesz zastosować odliczenia przysługujące z art. 11 ustawy o zryczałtowanym  podatku dochodowym.

Stawka podatku zależy od rodzaju Twojej działalności, kwoty uzyskanych przychodów i może wynosić 17%,15%, 14%, 12,5%, 12%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3%⁷. 

Ograniczenia w ulgach

Wybierając ryczałt, nie możesz skorzystać z:

• preferencyjnego rozliczenia się razem ze współmałżonkiem lub samotnie wychowującym dziecko jeśli w roku podatkowym uzyskasz przychody, poniesiesz koszty uzyskania przychodów, uzyskasz zobowiązanie lub uprawnienie do zwiększenia lub pomniejszenia podstawy opodatkowania albo przychodów, zobowiązanie lub uprawnienie do dokonywania innych doliczeń lub odliczeń;
• ulg i odliczeń podatkowych od przychodu i od podatku.

Możesz jednak odliczyć m.in.: składki na ubezpieczenia społeczne, 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne, wpłaty na IKZE oraz ulgę termomodernizacyjną. 

Twoje obowiązki

Wybierając ryczałt, musisz: 

• Prowadzenie dokumentacji - musisz prowadzić odrębną za każdy rok podatkowy ewidencję przychodów, w której będziesz zapisywać przychody w rozbiciu na poszczególne stawki podatku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
• Wpłacać ryczałt - do urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. 

Terminy i zasady płatności 

Ryczałt wpłacasz do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (lub do 20.dnia miesiąca po zakończeniu kwartału). Podatek za grudzień lub IV kwartał wpłać do 20 stycznia następnego roku podatkowego. 

Ryczałt kwartalny

Jako osoba, która dopiero zaczyna działalność gospodarczą, możesz wpłacać ryczałt co kwartał. O tym, że wybierasz ten sposób, poinformuj naczelnika urzędu skarbowego w zeznaniu podatkowym (PIT-28). Składasz je w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia następnego roku podatkowego⁸. 

1. art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwaną dalej ustawą o PIT),
2. art. 44 ustawy o PIT, 
3. art. 44 ust. 15 ustawy o PIT
4. art. 44 ust. 3g-3i, art. 45 ustawy o PIT,
5. art. 9a ust. 3 ustawy o PIT,
6. art. 30c. ustawy o PIT,
7. art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym,
8. art. 21 ust. 1-2. ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym

Nie zawsze masz obowiązek rejestrować się jako podatnik VAT czynny. Dzieje się tak wtedy, gry Twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które podlegają opodatkowaniu. 

Ustawa przewiduje sytuacje, w których nie musisz dokonywać rejestracji. Wyróżniamy dwa rodzaje zwolnień z VAT: 

• zwolnienia podmiotowe,
• zwolnienia przedmiotowe. 

Możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli wartość Twojej sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła łącznie 200 000 zł. Do tej kwoty nie wliczaj samego podatku². 

Jeśli otwierasz firmę w trakcie roku podatkowego, również możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT. Musisz jednak obliczyć limit sprzedaży proporcjonalnie do czasu, w którym będziesz prowadzić działalność w danym roku. Twoja przewidywana wartość sprzedaży (bez podatku) nie może przekroczyć tej wyliczonej kwoty³.

Podatnicy, którym ustawa o VAT umożliwia zwolnienie z VAT, mogą dobrowolnie wybrać opodatkowanie tym podatkiem.

Jeżeli wartość Twojej sprzedaży przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę 200.000 zł zwolnienie traci moc – począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę⁴.

Kto nie może skorzystać ze zwolnienia 

Nie możesz skorzystać z tego zwolnienia, jeśli;

1. będziesz dostarczał:

   • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy,
   • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:
     • energii elektrycznej (CN 2716 00 00),
     • wyrobów tytoniowych,
     • samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
   • budynki, budowle lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b ustawy o VAT,
   • tereny budowlane,
   • nowe środki transportu,
   • następujące towary, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie – towary te to:
     • preparaty kosmetyczne i toaletowe (PKWiU 20.42.1),
     • komputery, wyroby elektroniczne i optyczne (PKWiU 26),
     • urządzenia elektryczne (PKWiU 27),
     • maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane (PKWiU 28),
   • hurtowo i detalicznie części i akcesoria do:
     • pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli (PKWiU 45.3),
     • motocykli (PKWiU ex 45.4).

2. będziesz świadczył usługi:

   • prawnicze,
   • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
   • jubilerskie,
   • ściągania długów, w tym factoringu.

3. nie posiadasz siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski⁵.

Zwolnienie to przysługuje Ci, jeśli sprzedajesz konkretne towary lub świadczysz usługi wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, jak również wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Nie możesz zrzec się tego zwolnienia (od 2022 roku z zastrzeżeniem art. 43 ust. 22 i 23 ustawy o VAT).

Jak wystawić fakturę

Przepisy regulujące zasady wystawiania faktur, w tym dotyczących sprzedaży zwolnionej:

• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur
• art. 106e ustawy o VAT

Gdy dokumentujesz sprzedaż zwolnioną, na fakturze stosuj stawkę "zw". Pamiętaj, że nie możesz odliczyć podatku VAT z faktur za zakupy, które wiążą się z Twoją sprzedażą zwolnioną. 

Zasady rejestracji reguluje art. 96 ustawy o VAT. Aby zarejestrować się do podatku VAT, wypełnij formularz VAT-R (Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług). Złóż je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:

• przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT

lub, jeśli korzystasz ze zwolnienia na podstawie art. 113 ustawy o VAT:

• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia,
• przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia.

Osoba prowadząca działalność ma dwie możliwości rejestracji:

• jako czynny podatnik VAT lub
• jako podatnik zwolniony z podatku VAT.

Koszty rejestracji

Rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna.

Przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji (VAT-5), w takim przypadku jest zobowiązany wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł.

Jeśli zarejestrujesz się jako czynny podatnik VAT, będziesz miał obowiązek składać JPK_VAT, który obejmuje część deklaracyjną i ewidencyjną.

JPK_VAT z deklaracją - to dokument elektroniczny, który składa się z dwóch części.

• ewidencji VAT (zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT przedsiębiorcy za dany okres),
• deklaracji VAT (dotychczasowa deklaracja VAT-7 i VAT-7K).

Terminy i sposób wysyłki 

JPK_VAT przesyłasz wyłącznie w wersji elektronicznej za okresy miesięczne, do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (jeśli 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wtedy termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po tym terminie).

Rozliczenia kwartalne

Jeśli rozliczasz się kwartalnie i jesteś zobowiązany do składania JPK_VAT, za pierwsze 2 miesiące każdego kwartału wypełnij tylko część ewidencyjną. Natomiast po zakończeniu kwartału wypełnij część ewidencyjną za 3 miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną JPK_VAT za cały kwartał (art. 99 ustawy o VAT).

Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Gdzie znaleźć formularze

Formularz JPK_VAT.

1. art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT);
2. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT
3. art. 113 ust. 9 ustawy o VAT
4. art. 113 ust. 5, 9, 10 ustawy o VAT
5. art. 113 ust. 13 ustawy o VAT

Musisz zapłacić podatek akcyzowy, jeśli wykonujesz czynności określone w ww. ustawie, tj. m.in.:

• produkujesz wyroby akcyzowe,
• wyprowadzasz wyroby akcyzowe ze składu podatkowego poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy,
• importujesz wyroby akcyzowe, z wyłączeniem importu wyrobów przemieszczanych  w procedurze zawieszenia poboru akcyzy do składu podatkowego,
• dokonujesz nabycia wewnątrzwspólnotowego wyrobów akcyzowych, z wyłączeniem nabycia wewnątrzwspólnotowego do składu podatkowego w procedurze zawieszenia poboru akcyzy,
• nabywasz lub posiadasz wyroby akcyzowe, jeżeli od tych wyrobów nie została zapłacona akcyza w należnej wysokości,
• importujesz lub nabywasz wewnątrzwspólnotowo samochody osobowe,
• dokonujesz pierwszej sprzedaży samochodu osobowego niezarejestrowanego na terytorium kraju zgodnie z przepisami o ruchu drogowym:
  • wyprodukowanego na terytorium kraju,
  • od którego nie została zapłacona akcyza z tytułu importu lub też nabycia wewnątrzwspólnotowego.

Inne sytuacje 

Podatek akcyzowy musisz zapłacić również od ubytków i niedoborów wyrobów akcyzowych powstałych w czasie produkcji, magazynowania, przerobu, zużycia lub przewozu.

Możesz także skorzystać z obowiązujących zwolnień od podatku akcyzowego. Podstawowe informacje o zwolnieniach znajdziesz w zakładce Zwolnienia od akcyzy.

Rozpoczynając działalność w zakresie podatku akcyzowego możesz zostać zobowiązany do złożenia zabezpieczenia akcyzowego. Więcej informacji o zabezpieczeniach akcyzowych znajdziesz w załadce Zabezpieczenia akcyzowe.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i planujesz wykonywać czynności, które podlegają akcyzie, zarejestruj się w Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych przed dniem wykonania pierwszej takiej czynności.

Zgłoszenia rejestracyjnego dokonaj do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).

Jak podpisać zgłoszenie 

Swoje zgłoszenie możesz podpisać na kilka sposobów:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym,
• podpisem osobistym,
• zaawansowanym podpisem elektronicznym (weryfikowanym za certyfikatem celnym). 

Jeśli nie masz żadnego z powyższych podpisów, potwierdź swoją tożsamość osobiście w dowolnym urzędzie celno-skarbowym. 

Jako podatnik akcyzy masz obowiązek obliczać i wpłacać podatek oraz składać odpowiednie deklaracje.

Zrób to przez portal PUESC. Każdą deklarację musisz podpisać jednym z dostępnych rodzajów podpisu elektronicznego. 

Terminy płatności i składania dokumentów

Zasady i terminy zależą od rodzaju Twojej działalności (mogą być miesięczne lub kwartalne). Najczęściej obowiązują poniższe reguły: 

• Deklaracje miesięczne - składasz do 25. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. 
• Wpłata akcyzy - obliczoną kwotę wpłacasz w tym samym terminie, czyli do 26. dnia miesiąca.

W niektórych przypadkach terminy te mogą wyglądać inaczej. Zależą one od specyfiki Twojej firmy i rodzaju wyrobów, którymi się zajmujesz. 

W zależności od rodzaju Twojej działalności gospodarczej masz obowiązek do prowadzenia odpowiednich ewidencji i dokumentacji wyrobów akcyzowych określonych w dziale VIa ustawy o podatku akcyzowym¹ 

Do najważniejszych dokumentów należą m.in.

• ewidencja składu podatkowego,
• ewidencja wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy miejsca importu,
• ewidencja suszu tytoniowego, 
• dokumentacja kontroli nad produkcją alkoholu etylowego.

Możesz prowadzić je w postaci elektronicznej lub papierowej².

Co wpisać do dokumentacji 

Szczegółowy zakres danych, jakie należy umieszczać w ewidencjach i dokumentacjach określa rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 roku w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy.

Więcej informacji na temat podatku akcyzowego znajdziesz w zakładce Akcyza.

1. art. 138a – art. 138l i art. 138o ustawy o podatku akcyzowym
2. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy

Jeżeli nie zarejestrowałeś się jeszcze jako podatnik czynny lub zwolniony VAT, wówczas rejestracji do VAT-UE dokonasz na tym samym druku co rejestracji do VAT (VAT-R), a jeżeli zarejestrowałeś się już jako podatnik czynny lub zwolniony VAT, musisz jedynie złożyć aktualizację rejestracji na formularzu VAT-R.

Zgłoszenie możesz złożyć:

• elektronicznie przez system e-Deklaracje;
• elektronicznie jako załącznik do wniosku o wpis działalności do CEIDG lub wniosku o zmianę wpisu w CEIDG;
• osobiście;
• wysłać pocztą,
• elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym

Pamiętaj! Zrób to koniecznie zanim zaczniesz świadczyć usługi albo zanim dokonasz pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji.

Swoje zgłoszenie złóż do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Co ze zwolnieniem z VAT

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, Twoja rejestracja do VAT-UE tego nie zmieni. Nadal zachowujesz prawo do zwolnienia z podatku Vat w Polsce. 

Jako zarejestrowany podatnik VAT-UE masz obowiązek składać informację podsumowującą VAT-UE w trybie miesięcznym.

Deklarację złóż elektronicznie w urzędzie do 25. dnia następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonania transakcji lub w którym dokonałeś przemieszczenia towarów lub zmiany w zakresie procedury magazynu typu call-off stock.

Nie masz obowiązku składania zerowej informacji podsumowującej.

1. art. 10 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT);
2. art. 10 ust. 6 ustawy o VAT;

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa zwolnienia na czas określony niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, oraz warunki korzystania ze zwolnienia (§ 1).

W roku w którym rozpoczynasz działalność gospodarczą, nie musisz mieć kasy, jeśli: 

1. sprzedajesz towary i usługi z tytułu czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia (§ 2 );
2. przewidywana przez Ciebie wartość sprzedaży z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynność i w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2);
3. przewidywany przez Ciebie udział procentowy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będzie wyższy niż 80% (§ 3 ust. 1 pkt  4):
   • za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności, lub
   • za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy

Na potrzeby korzystania ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1: nie uwzględnia się dokonanej lub przewidywanej sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 (dostawa nieruchomości) i 50 (dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą) załącznika do rozporządzenia (§ 3 ust. 3 pkt 1), przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług (§ 3 ust. 3 pkt 2).

Nie będziesz zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej jeśli będziesz dokonywał:

1. dostawy:
   • gazu płynnego,
   • części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
   • silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
   • nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
   • przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),
   • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
   • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do: z wyłączeniem motocykli, to jest do:
     • • ciągników;
       • pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,
       • samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,
       • pojazdów silnikowych do transportu towarów;
       • pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
       • – z wyłączeniem motocykli,
   • komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
   • wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
   • wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
   • silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
   • sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
   • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług,
   • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
   • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
   • wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,;
   • napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
   • perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
   • wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
   • wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
   • węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
   • towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;
2. świadczył usługi:
   • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,
   • taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
   • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
   • w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
   • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
   • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
   • prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia,
   • doradztwa podatkowego,
   • związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:
     • świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
     • usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
   • fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
   • kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
   • związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
   • mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),
   • parkingu samochodów i innych pojazdów,
   • przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).

Wyjątki od powyższych zasad

Wyłączeń ze zwolnienia nie stosuje się do dostawy towarów i świadczenia usług, o których mowa w poz. 53 (Dostawy towarów i świadczenie usług rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7 ustawy) i 57 (Dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika, który korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 113a ustawy) załącznika do rozporządzenia.

W sytuacji, gdy nie będziesz mógł zastosować zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących musisz przed dokonaniem pierwszej transakcji zainstalować kasę rejestrującą.

Zakup i instalacja kasy fiskalnej 

Od 1 stycznia 2024 roku możesz kupić wyłącznie kasę online.

Jeśli Twoje usługi zawsze wymagają kasy 

Jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi, które są bezwzględnie wyłączone ze zwolnień (wymienione w 4 rozporządzenia), musisz zainstalować kasę jeszcze przed pierwszą transakcją. 

Jeśli korzystasz ze zwolnienia do 20 000 zł 

Jeśli Twoja sprzedaż dla osób prywatnych nie przekracza limitu 20 000 zł, korzystasz ze zwolnienia. Jeśli jednak przekroczysz tę kwotę, masz czas na zakup i instalację kasy do końca drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia limitu. 

Przykład: Jeśli przekroczysz limit 20 000 zł w maju, musisz zainstalować kasę najpóźniej do końca lipca. 

Obecnie możesz kupić wyłącznie kasy online, w tym kasy mające postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualne) – są to kasy, które zapewniają prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Twoje obowiązki przed pierwszą sprzedażą

Przed dokonaniem pierwszej transakcji w przypadku korzystania z kas online (w tym kas wirtualnych):

• dokonaj fiskalizacji kasy rejestrującej zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas (w przypadku kas online fiskalizacja przy pomocy upoważnionego pracownika serwisu);
• po fiskalizacji kasy ewidencjonuj każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wydawaj paragony fiskalne lub faktury klientowi z każdej sprzedaży;
• sporządzaj raporty (dobowe i za okresy miesięczne) i przechowuj dokumenty kasowe;
• zgłaszaj kasę/y do obowiązkowych przeglądów technicznych, (nie dotyczy kas mających postać oprogramowania).

Jeśli musisz dokonać zakupu i zainstalowania kasy rejestrującej zapoznaj się z przepisami:

• rozporządzeń Ministra Finansów:
  • z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących
  • z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
• rozporządzeń Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii:
  • z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii;
  • z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących;

1. art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT);
2. art 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT