Od 1 stycznia 2018 r. ewidencje na potrzeby VAT, również te prowadzone dotychczas w wersji papierowej, należy prowadzić wyłącznie w wersji elektronicznej i przesyłać jako JPK_VAT do Ministerstwa Finansów.
Co zawiera JPK_VAT
JPK_VAT składa się z danych identyfikujących podatnika (np. nazwa, NIP) oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. Odzwierciedla dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT.
Jak przygotować i wysłać JPK_VAT
Żeby przygotować plik JPK_VAT możesz:
- skorzystać z bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma,
- skorzystać z bezpłatnego narzędzia Formularz JPK_VAT(3),
- utworzyć JPK_VAT przy pomocy uaktualnianego programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji on-line. Jeśli korzystasz już z takiego programu, sprawdź, czy ma on funkcję wysyłki plików JPK_VAT lub czy możesz bezpośrednio pobrać z programu dokument do wysyłki za pośrednictwem Klient JPK_WEB Jeśli nie korzystasz z aplikacji Klient JPK_WEB, zapoznaj się ze Specyfikacją interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego umieszczoną w zakładce Pliki do pobrania.
Jak podpisać JPK_VAT
Potrzebujesz podpisu elektronicznego. Do podpisania JPK_VAT możesz użyć jednego z dwóch podpisów lub danych autoryzujących:
- Profilu Zaufanego – bezpłatny podpis elektroniczny, który możesz założyć niemal w każdym urzędzie, jak i za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Do podpisu wystarczy kod autoryzacyjny wysłany na kanał autoryzacji. Zobacz, jak założyć profil zaufany.
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego – to płatny elektroniczny podpis służący do podpisywania dokumentów. Jeśli masz taki podpis, przygotuj go i podaj kod PIN.
- danych autoryzujących - jest to bezpłatna metoda. Potrzebne będą: NIP, imię, nazwisko, data urodzenia oraz odpowiednia kwota przychodu.
Przygotuj JPK_VAT i wyślij przez aplikację e-mikrofirma
W aplikacji e-mikrofirma wystawisz faktury krajowe, zapiszesz faktury zakupu i stworzysz ewidencje VAT. Aplikacja generuje, waliduje, szyfruje pliki JPK_VAT oraz umożliwia ich podpisywanie i przesyłanie do systemu Ministerstwa Finansów. Aplikacja przeznaczona jest przedsiębiorców prowadzących jednosobową działalność gospodarczą.
Użyj Formularza uproszczonego JPK_VAT(3) i Klienta JPK_WEB
Jeśli rozliczasz się z VAT i nie korzystasz z usług biur rachunkowych lub komercyjnych programów księgowych, skorzystaj z bezpłatnego narzędzia przygotowanego przez Ministerstwo Finansów.
KROK 1
Pobierz aplikację Formularz uproszczony JPK_VAT(3), który dostępny jest w Aplikacjach do pobrania
KROK 2
Wypełnij dane w formularzu uproszczonym JPK_VAT(3). Za pośrednictwem aplikacji wytworzysz plik XML.
KROK 3
Wytworzony dokument wyślij za pomocą Klienta JPK_WEB
KROK 4
Pobierz UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla JPK_VAT pobierzesz za pośrednictwem Klienta JPK_WEB.
Jak korygować JPK_VAT
Po złożeniu JPK_VAT może pojawić się potrzeba zmian w ewidencji VAT (np. otrzymasz fakturę korygującą od kontrahenta za zakupy dla firmy, wystawisz fakturę korygującą za dokonaną sprzedaż czy wystawisz klientom faktury do paragonów, z których obrót już rozliczyłeś i wykazałeś w złożonym wcześniej pliku).
W takim przypadku złóż korektę JPK_VAT.
Jak oznaczać korekty
Jeśli pierwszy JPK_VAT wysłałeś w 2017 r. lub wcześniej
- i było to tylko plik pierwotny oznaczony cyfrą „1", a po raz pierwszy korygujesz go w 2018 r. na nowej strukturze, to w kolumnie „Cel złożenia" wpisz cyfrę „2". Kolejne korekty za ten sam okres oznaczaj cyframi „3", „4", „5" itd.
- i składając określiłeś go jako „1", a potem składałeś korekty i oznaczałeś je cyfrą „2", to składając kolejną korektę za ten okres według nowej struktury w 2018 r. wpisz „3" ( niezależnie od tego, ile w 2017 r. złożyłeś korekt JPK_VAT z oznaczeniem „2"). Kolejne korekty za ten sam okres oznaczaj „4", „5" itd.
W 2017 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT:
1 - dla pierwotnego JPK_VAT
2 - dla każdej kolejnej korekty JPK_VAT.
Jeśli zaczynasz wysyłać JPK_VAT w 2018 r.,
to pierwszy JPK_VAT oznacz „0", a dla korekt przyjmij kolejno „1", „2", „3"...
W 2018 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT:
0 - dla pierwotnego JPK_VAT,
1, 2, 3, 4... - dla kolejnych korekt JPK_VAT za ten sam okres.
Nie ma ograniczeń co do ilości przesyłanych korekt.