Pytania i odpowiedzi


Poniżej lista odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Pytanie nr 1

Kto powinien sporządzać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej od 1 października 2018 r.?

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd).

Pytanie nr 2

Czy po 1 października 2018 r. można sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci papierowej?

Nie, po 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem sprawozdania finansowego.

Pytanie nr 3

W jaki sposób sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej?

Sprawozdanie finansowe w postacie elektronicznej to sprawozdanie zapisane w formie pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247), które wskazało następujące dopuszczalne typy (formaty) plików, jakie spełniają akceptowany wymóg postaci elektronicznej: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

Okoliczności, które mają wpływ, jaki format i strukturę pliku powinna wybrać jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe to:

  • czy jednostka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
  • czy jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe obowiązanym do sporządzenia sprawozdania finansowego,
  • czy jednostka sporządza sprawozdania finansowe według MSR.

(szczegóły w kolejnych pytaniach)

Pytanie nr 4

Kto powinien sporządzać sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych?

Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych sporządzają:

  • jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  • podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Pytanie nr 5

Czy obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczy również jednostek sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR)?

Sprawozdania finansowe przygotowane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki te zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według przez siebie wybranych formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

Pytanie nr 6

W jakiej formie po 1 października 2018 r. sporządza sprawozdanie finansowe jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS np. stowarzyszenie, fundacja, związek zawodowy, ochotnicza straż pożarna, koło gospodyń wiejskich, klub sportowy?

Jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

Pytanie nr 7

Co oznacza, że sprawozdanie finansowe sporządzane jest w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej?

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego - wybór formatu pliku pozostawiony został jednostce, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym [1] przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Pytanie nr 8

Czy w przypadku braku publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej struktur logicznych oraz formatu sprawozdania finansowego sporządzanego zgodnie z MSR należy to sprawozdanie sporządzić na podstawie struktur logicznych oraz formatu sprawozdania finansowego dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego?

Jednostki te zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według przez siebie wybranych formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

Pytanie nr 9

Czy jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego?

Nie, jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego, w ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

Pytanie nr 10

W jaki sposób jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej po 1 października 2018 r.?

Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacje, stowarzyszenia), będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie przedmiotowego obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Pytanie nr 11

Za pomocą jakich narzędzi można otworzyć udostępnione pliki struktur logicznych sprawozdań finansowych?

Do przeglądania lub edycji udostępnionych plików struktur logicznych sprawozdań finansowych należy użyć narzędzi umożliwiających przeglądanie lub edycję plików w formacie XSD (XML Schema Definition).

Pytanie nr 12

Czy sprawozdania finansowe sporządzone na dzień bilansowy przypadający w terminie do dnia wejścia przepisów (np. na dzień 30 września 2018 r.) będą sporządzane obowiązkowo w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP, ponieważ faktyczne ich sporządzenie nastąpi po 1 października br., czy też wspomniany obowiązek wystąpi dopiero po dniu wejścia w życie ustawy (tj. gdy dzień bilansowy będzie przypadał na dzień 1 października br. lub później)?

Sprawozdanie finansowe [2] sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz że sprawozdanie finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Sprawiedliwości (pismo Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych, Wydział Prawa Rejestrów), cyt.:

„(…) Z dniem 1 października 2018 system RDF będzie przyjmował dokumenty sporządzone w postaci elektronicznej, podpisane podpisem kwalifikowanym i w szczególności także podpisem zaufanym (dawnej podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP).(…)".

„(…) obowiązek sporządzania sprawozdań w postaci elektronicznej, z zachowaniem ściśle określonej struktury logicznej oraz w ściśle określonym formacie wszedł w życie 1 października 2018 r. i dotyczy to zarówno:

  • okresów obrachunkowych, które zakończyły się przed 1 października 2018 r., a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania finansowe;
  • okresów obrachunkowych, które rozpoczęły się przed 1 października 2018 r., a które zakończą się po tej dacie;
  • jak też przyszłych okresów obrachunkowych.

Od dnia 1 października 2018 r. przepisy ustawy o rachunkowości (…) nie przewidują żadnego rozróżnienia na okresy obrachunkowe zakończone przed 1 października 2018 r. i po 30 września 2018 r.".

„(…) Tym samym decydujące znaczenie ma wyłącznie data sporządzania sprawozdania finansowego. Brak jest bowiem wyraźnego przepisu przejściowego, który wyłączałby stosowanie w/w nowych regulacji i umożliwiał stosowanie przepisów obowiązujących do 30 września 2018 r. do sprawozdań finansowych obejmujących okresy sprawozdawcze, które zakończyły się najpóźniej w dniu 30 września 2018 r.".

Biorąc powyższe pod uwagę, wydaje się, że jednostki zobowiązane do składania sprawozdań finansowych wraz z innymi wymaganymi dokumentami powinny kierować się wytycznymi Ministerstwa Sprawiedliwości, jako odpowiedzialnego za organizację techniczną przyjmowania ww. dokumentów do właściwego rejestru sądowego.

Pytanie nr 13

Czy dostępna jest aplikacja do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej?

Ministerstwo Finansów, w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, przygotowało bezpłatne narzędzie Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, przeznaczoną dla jednostek, które chcą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP.

Aplikacja wspiera wytworzenie sprawozdań finansowych w strukturach przygotowanych na podstawie Załączników Nr 1, Nr 4, Nr 5 oraz Nr 6 do ustawy o rachunkowości.

Link do Aplikacji: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/.

Pytanie nr 14

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający wygenerowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdania finansowego zgodnego z opublikowanymi strukturami logicznymi?

Tak, Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzie Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, przeznaczoną dla jednostek, które chcą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP.

Z aplikacji mogą zatem skorzystać jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzające sprawozdania finansowe w strukturach logicznych przygotowanych na podstawie  Załączników Nr 1, Nr 4, Nr 5 oraz Nr 6 do ustawy o rachunkowości.

Pytanie nr 15

Czy jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS może przesłać sprawozdanie finansowe do KRS za pomocą opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Nie, przygotowana przez Ministerstwo Finansów aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania przedmiotowych obowiązków przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązane są przesłać sprawozdanie finansowe do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości - https://ekrs.ms.gov.pl/.

Pytanie nr 16

Czy jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będąca podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych może skorzystać z opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

W przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji można sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP (patrz pytanie 13). Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej według wybranego przez siebie formatu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podmioty takie jak fundacje, stowarzyszenia itp., niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządziły sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej tj. zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP - wówczas mogą skorzystać z aplikacji.

Pytanie nr 17

Czy jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS może przesłać sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego za pomocą opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Nie, przygotowana przez Ministerstwo Finansów aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania przedmiotowych obowiązków przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.

Przesłanie do właściwego urzędu skarbowego sprawozdania finansowego przez będącą podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych jednostkę niewpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych (patrz pytanie nr 10).

Pytanie nr 18

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego/ graficznego /kalkulacyjnego do XML?

Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia narzędzia umożliwiającego przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego/ graficznego /kalkulacyjnego do XML.

Pytanie nr 19

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia przykładowe testowe pliki XML sprawozdań finansowych?

Nie, Ministerstwo Finansów obecnie nie udostępnia przykładowych plików testowych XML sprawozdań finansowych.

Pytanie nr 20

Jak wykorzystać struktury XSD do stworzenia sprawozdania finansowego?

Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, że sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów.

Pytanie nr 21

W jakiej formie sporządzić Dodatkowe informacje i objaśnienia w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi?

W opublikowanych strukturach logicznych element sprawozdania finansowego „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie „Opis”.

Pytanie nr 22

Czy w udostępnionej strukturze logicznej dla pozycji obejmującej rozliczenie różnicy pomiędzy wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym obowiązek prezentacji dotyczy tylko roku bieżącego, czy również roku poprzedniego?

W opublikowanych strukturach logicznych w pozycji obejmującej rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto w „Dodatkowych informacjach i objaśnieniach” [3] konieczność wypełniania wartości łącznych, dotyczy tylko roku bieżącego, za które wypełniane jest sprawozdanie finansowe. Pola dotyczące roku poprzedniego są polami opcjonalnymi, których wypełnienie pozostaje do decyzji jednostki.

Pytanie nr 23

Czy w pozycjach dotyczących rozliczenia różnicy pomiędzy wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym obowiązkowo należy wykazywać wartości w rozbiciu na „z zysków kapitałowych” oraz „z innych źródeł przychodów”?

Wypełnienie danych dotyczących poszczególnych pozycji składających się na wyliczenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym w rozbiciu na dane „z zysków kapitałowych” oraz „z innych źródeł przychodów” nie jest obowiązkowe, lecz pozostawione do wyboru jednostki sporządzającej. Obowiązkowość pól, w tej części sprawozdania finansowego, zastosowano tylko do wartości łącznych roku bieżącego.

Pytanie nr 24

Czy spółka jawna której wspólnikami są osoby fizyczne musi wykazywać w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego różnicę pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym?

W rachunku zysków i strat spółki jawnej osób fizycznych nie jest prezentowana kwota podatku dochodowego, zatem wartość wynik finansowy brutto jest równy wartości wyniku finansowego netto. Wynika to z faktu, że spółka jawna osób fizycznych nie jest podatnikiem podatku dochodowego lecz jej wspólnicy, którzy indywidualnie rozliczają się z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zatem spółka jawna osób fizycznych nie wykazuje pkt 2.6 dodatkowych informacji i objaśnień [4] - „rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą brutto)”.

Pytanie nr 25

Czy dostępny jest opis poszczególnych pól struktur sprawozdań finansowych, taki jak dla JPK_VAT?

Nie. W przypadku struktur logicznych sprawozdań finansowych opisy poszczególnych pól znajdują się w schemach XSD, konstrukcja schem i opisy pól nie pozwalają na błędną interpretację.

Pytanie nr 26

Którą strukturę wybrać do sporządzenia sprawozdania finansowego?

W celu ułatwienia jednostce wyboru odpowiedniej struktury danych sprawozdania finansowego na stronach Portalu Podatkowego, w zakładce „Pliki do pobrania”, zamieszczony został dokument „Informacja o strukturach e-SF.pdf”, zawierający szczegółowe informacje o opublikowanych strukturach, ich powiązaniach i zastosowaniu - https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pliki-do-pobrania/.

Pytanie nr 27

Jakie jest przeznaczenie w opublikowanych strukturach pól o nazwie „PozycjaUszczegolowiajaca”?

Opublikowane struktury logiczne sprawozdań finansowych zostały skonstruowane w sposób pozwalający [5] na wykazanie w sprawozdaniu finansowym informacji ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki. W tym celu w strukturach danych zostały umieszczone elementy o nazwie „jinPozycjaUszczegolowiajaca” i annotation „Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki”.

Pytanie nr 28

Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Pytanie nr 29

Czy sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej musi być zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców?

Sprawozdanie finansowe [6] podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Pytanie nr 30

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości.

Pytanie nr 31

Czy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej jednego członka zarządu ?

Nie. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

Pytanie nr 32

Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego (podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP)?

Podpis zaufany (zwany dotychczas podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.

Pytanie nr 33

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektroniczne może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?

Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych [7].

Pytanie nr 34

Czy plik sprawozdania finansowego można podpisać certyfikatem niekwalifikowanym?

Nie. Sprawozdanie finansowe nie może zostać podpisane podpisem niekwalifikowanym.

Pytanie nr 35

Czy Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej (SPZOZ) jest zobowiązany do składania e-Sprawozdania Finansowego?

Od 1 października 2018 r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe, w tym również SPZOZ, niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (obecnie podpisem zaufanym) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a w przypadku gdy jest nim organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Pytanie nr 36

W jaki sposób przekazać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej do badania przez biegłego rewidenta?

Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu przekazania sprawozdania do biegłego rewidenta, w celu przeprowadzenia badania. Zważywszy jednak na elektroniczną postać sporządzonego sprawozdania finansowego przekazanie sprawozdania do badania powinno nastąpić w wykorzystaniem informatycznych nośników danych bądź elektronicznych kanałów komunikacji.

Pytanie nr 37

Czy istnieje angielska wersja struktur logicznych sprawozdania finansowego?

Nie, Ministerstwo Finansów udostępniło struktury logiczne sprawozdań finansowych [8] wyłącznie w języku polskim.

Pytanie nr 38

Czy osoby podpisujące sprawozdanie finansowe (wszyscy członkowie zarządu) muszą mieć PESEL ujawniony w KRS, aby skutecznie podpisać sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Przepisy ustawy o rachunkowości nie łączą regulacji dotyczących podpisania sprawozdania finansowego z obowiązkiem ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nie można utożsamiać podpisania sprawozdania finansowego [9] ze złożeniem dokumentów we właściwym rejestrze sądowym [10]. Złożenie dokumentów [11] następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości - https://ekrs.ms.gov.pl/, zaś zasady podpisywania zgłoszeń zostały określone w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.

Pytanie nr 39

W jaki sposób należy przekazać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS ?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych mogą przekazać do Szefa KAS za pośrednictwem dedykowanej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe (https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/) bądź z własnych systemów z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów (https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pliki-do-pobrania/).

Pytanie nr 40

Czy i jak przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone przed 1 października 2018 r.?

Sprawozdanie finansowe sporządzone przed 1 października 2018 r. powinno zostać przekazane do naczelnika właściwego urzędu skarbowego na zasadach dotychczasowych, tj. złożone w wersji papierowej w kancelarii urzędu skarbowego lub przesłane na adres urzędu skarbowego.

Pytanie nr 41

Czy jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci pliku PDF, jako skan sprawozdania sporządzonego i podpisanego w postaci papierowej?

Od dnia 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Scan sprawozdania finansowego sporządzonego przez jednostkę wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS w postaci papierowej nie będzie odpowiadał powyższym wymogom.

Pytanie nr 42

Czy sprawozdanie finansowe może być podpisane przez pełnomocnika?

Nie. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane [12] przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Pytanie nr 43

Czy sprawozdanie finansowe może być przesłane do Szefa KAS / urzędu skarbowego przez pełnomocnika?

Tak. Przesłanie sprawozdania finansowego do Szefa KAS / urzędu skarbowego może być zrealizowane przez ustanowionego pełnomocnika.

Pytanie nr 44

W jakiej postaci i formacie sporządza się sprawozdanie z działalności jednostki?

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się [13] w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Pytanie nr 45

W jakiej postaci i formacie sporządza się sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta?

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego powinno być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta [14].

Pytanie nr 46

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe do wysyłki plików sprawozdań finansowych w formacie XML?

Tak. Dla jednostek przesyłających sprawozdania finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z wykorzystaniem interfejsu API udostępnione zostało środowisko testowe  – szczegółowe informacje dostępne są na Portalu Podatkowym - https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pliki-do-pobrania/.

Pytanie nr 47

Czy spółka cywilna osób fizycznych (wspólnik spółki cywilnej) ma obowiązek przesłać sprawozdanie finansowe za 2018 r. do Szefa KAS albo do urzędu skarbowego?

Spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego, co oznacza, że w przypadku spółki cywilnej nie istnieje obowiązek przekazania sprawozdania finansowego ani Szefowi KAS, ani naczelnikowi urzędu skarbowego.

Pytanie nr 48

Do kiedy osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe muszą przesłać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS?

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe [15] obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe w terminie złożenia zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej udostępnianej [16] strukturze logicznej.

Pytanie nr 49

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej można podpisać podpisem zaufanym, który jest bezpłatny, czy konieczne jest nabycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Wybór dopuszczalnych metod podpisu pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym zależy od preferencji osób podpisujących sprawozdanie i obie formy traktowane są równorzędnie.

Pytanie nr 50

Czy jednostki wpisane do KRS muszą wysłać uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego?

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, również będące spółkami, a obowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego i będące podatnikami CIT, nie są obowiązane do przekazania do urzędu skarbowego odpisu uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe w terminie określonym w powołanym art. 27 ust. 2 ustawy CIT.

Pytanie nr 51

Jaką datę należy przyjąć za datę sporządzenia sprawozdania finansowego?

Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.

W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

Analogiczne podejście do daty sporządzenia sprawozdania finansowego będzie obowiązywać w przypadku sprawozdań finansowych dla jednostek, w stosunku do których nie określono struktury logicznej i formatu w BIP MF (tj. dla jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR/MSSF).

A zatem, data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Przykład:

  • główny księgowy podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 26 marca 2019 r.
  • I Wiceprezes podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 27 marca 2019 r.
  • Prezes Zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 29 marca 2019 r.

Zgodnie z powyższymi danymi sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 26 marca 2019 r.

Pytanie nr 51a

Czy data sporządzenia sprawozdania finansowego może być inna niż data podpisu kierownika jednostki?

Tak. Data sporządzenia sprawozdania finansowego to data na którą następuje oświadczenie wiedzy wraz z potwierdzeniem występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy przez sporządzających to sprawozdanie finansowe oraz kierownika jednostki (jak wskazano w pytaniu nr 51). Oznacza to, iż data sporządzenia sprawozdania finansowego (na dzień bilansowy [17]) powinna przypadać w ciągu trzymiesięcznego przedziału czasowego licząc od dnia bilansowego, co powinno zostać zapewnione przez kierownika jednostki [18]. Oznacza to, iż w przypadku roku obrotowego równego kalendarzowemu, data sporządzenia powinna przypadać na dzień nie późniejszy niż 31 marca kolejnego roku obrotowego.

Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego przez ustawę o rachunkowości podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby [19]. Jednakże, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy  rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym przez kierownika jednostki. Zatem w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki nie może być późniejsza niż dzień 31 marca kolejnego roku obrotowego (w przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy daty podpisu mogą nie być jednakowe).

Pytanie nr 51 b

Czy w sytuacji, gdy ostatni dzień terminu na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to należy dopełnić obowiązku sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego w tym dniu, czy też należy ten termin obliczać w sposób odmienny?

W przypadku, gdy termin na sporządzenie sprawozdania finansowego przypada na dzień ustawowo wolny od pracy jednostki powinny dopełnić obowiązku sporządzenia i podpisania sprawozdania do ostatniego dnia obowiązującego terminu.

Określony w art. 52 ust. 1 ustawy termin trzymiesięczny jest ustawowym terminem prawa materialnego. Obowiązek sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych został nałożony na jednostki przez ustawodawcę państwowego, jednocześnie wobec omawianego terminu nie jest możliwe zastosowanie przepisów procedury administracyjnej bądź podatkowej, jak również przepisów kodeksu cywilnego - obejmujących problematykę obliczania biegu terminów.

Zatem w 2019 r., w przypadku przyjęcia przez jednostki roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym, będzie to 31.03.2019 r. – niedziela.

Pytanie nr 52

Jaką wersję podpisu kwalifikowanego wybrać przy podpisywaniu sprawozdań finansowych?

Zgodnie z treścią dokumentacji zamieszczonej na Portalu podatkowym w zakładce e-Sprawozdania finansowe - e-Sprawozdania Finansowe - Opis API v.2.0. (plik pdf, 388 KB) - plik XML sprawozdań finansowych składanych do Szefa KAS z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API, a także za pomocą Aplikacji e-Sprawozdania Finansowe należy podpisać podpisem kwalifikowanym polskim albo zagranicznym zgodnie z algorytmem XAdES Basic Electronic Signature w postaci pliku XML, zgodnego ze schematem http://www.w3.org/2000/09/xmldsig, w skrócie XAdES-BES w wersji Enveloped (podpis jako dodatkowy element ds:Signature w oryginalnym XML).

Pytanie nr 53

Z jakim znakiem powinny być wykazywane koszty sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej (w pliku xml) – czy ze znakiem minus czy bez znaku?

Ustawa o rachunkowości nie określa obowiązku wykazywania kosztów w rachunku zysków i strat ze znakiem minus. Taka sama zasada obowiązuje przy sporządzaniu sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

Pytanie nr 54

Czy jednostka, która dokonuje korekty sprawozdania po 1 października 2018 r. musi sporządzić je w postaci elektronicznej, jeżeli pierwsza wersja sprawozdania była sporządzona w postaci papierowej?

Tak, po 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe należy sporządzić w postaci elektronicznej.

Pytanie nr 55

W jakim terminie podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych przekazuję sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego?

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Pytanie nr 56

Czy jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego mają obowiązek wypełniania rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

Jednostki nie będące podatnikami podatku dochodowego nie mają obowiązku wypełniania rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto. Jeśli jednostka nie jest zobowiązana do zaprezentowania tych informacji w sprawozdaniu finansowym to w tym elemencie może wskazać wartości 0.

Pytanie nr 57

Czy jednostka mała sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

Wypełnienie rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto przez jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 5 nie jest obowiązkowe.

Pytanie nr 58

Czy jednostka mikro sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

Wypełnienie rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto przez jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 4 nie jest obowiązkowe.

Pytanie nr 59

Czy jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

Wypełnienie rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto przez jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 nie jest obowiązkowe.

Pytanie nr 60

Czy możliwe jest wydrukowanie sprawozdania finansowego sporządzonego w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

W aplikacji e-Sprawozdania finansowe jednostka może sporządzić oraz wygenerować sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej tj. w pliku XML. Aplikacja umożliwia zapisanie utworzonego pliku XML w wybranej przez użytkownika lokalizacji. Tak zapisany plik może zostać wydrukowany, jak każdy inny dokument. Aplikacja posiada również moduł umożliwiający wizualizację pliku XML do formatu PDF. Plik w postaci PDF można zapisać i wydrukować jak każdy inny dokument.

Pytanie nr 61

Jak przekazać sprawozdanie finansowe na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego?

Jednostka może skorzystać z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) przekazując do właściwego urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (podpisany plik xml) z wykorzystaniem e-usługi „Pismo ogólne do Urzędu”.

Pytanie nr 62

Gdzie znajdę dane elektronicznej skrzynki podawczej urzędu skarbowego?

Dane elektronicznej skrzynki podawczej właściwego urzędu skarbowego można odnaleźć na stronie internetowej urzędu, w zakładce Kontakt.

Pytanie nr 63

Czy scan dokumentu papierowego (PDF) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym można uznać za sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej?

Tak. Scan dokumentu papierowego / plik w formacie PDF opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym [20] może stanowić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Pytanie nr 64

Pytanie Czy podpis kwalifikowany musi być zgłoszony do Szefa KAS, aby skutecznie wysłać e-sprawozdanie finansowe?

Nie. Kwalifikowany podpis elektroniczny osób podpisujących sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości nie wymaga zgłoszenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej dla skutecznego podpisania sprawozdania finansowego.

Pytanie nr 65

Czy posiadając zgłoszony UPL-1 mogę wysłać sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego?

Formularz UPL-1 przeznaczony jest dla udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie może, zatem stanowić podstawy umocowania pełnomocnika do wysłania sprawozdania finansowego.

Pytanie nr 66

Czy Krajowa Administracja Skarbowa otrzyma sprawozdanie finansowe złożone przez jednostkę wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS za pośrednictwem strony https://ekrs.ms.gov.pl do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Tak. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, na podstawie art. 20 ust. 1g ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, po zamieszczeniu w Repozytorium Dokumentów Finansowych są przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Krajowej Administracji Skarbowej.

Pytanie nr 67

Czy scan sprawozdania finansowego podpisanego w wersji papierowej można uznać za sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej?

Scan dokumentu podpisanego w wersji papierowej nie będzie odpowiadał wymogom ustawy o rachunkowości w zakresie elektronicznej postaci sprawozdania finansowego. Tak wytworzony dokument nie będzie stanowił sprawozdania finansowego w postacie elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Pytanie nr 68

Czy istnieje angielska wersja dokumentacji dotyczącej e-Sprawozdań finansowych (np. interfejsu programistycznego API, podręcznika użytkownika)?

Nie, dokumentacja została udostępniona wyłącznie w języku polskim.

Pytanie nr 69

W jakiej postaci mają obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe oddziały (zakłady) „samobilansujące się”?

Sprawozdania finansowe jednostek organizacyjnych sporządzających samodzielne sprawozdania finansowe, które wchodzą  w skład jednostki sporządzającej łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów), muszą być sporządzone w postacie elektronicznej.

Pytanie nr 70

Jak podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego?

Sprawozdanie finansowe można podpisać podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) korzystając z aplikacji zintegrowanych z Profilem Zaufanym, gdy dana aplikacja umieszcza przycisk przekierowania na Profil w celu podpisania dokumentu np. w aplikacji e-Sprawozdania finansowe.

Jednostki nie posiadające dostępu do aplikacji zintegrowanych z profilem zaufanym mogą skorzystać z bezpłatnej usługi udostępnionej na portalu obywatel.gov.pl - Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany. Usługa ta umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych (także przez wiele osób) za pomocą podpisu zaufanego. Za pomocą usługi możliwe będzie opatrzenie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym, jak również sprawdzenie czy dokument został podpisany przez inne osoby oraz czy złożone podpisy są prawidłowe.

Pytanie nr 71

Czy po wprowadzeniu elektronicznej formy sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych, wprowadzenie korekt biegłego rewidenta do tego sprawozdania, powoduje konieczność sporządzenia kolejnej elektronicznej wersji tego sprawozdania i jego podpisania?

Kierownik jednostki [21] zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

W sytuacji, gdy [22] sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu i występują korekty zalecane przez biegłego, powtórnie sporządzone sprawozdanie finansowe uwzględnia te korekty z zachowaniem zasady struktury, formy i podpisu sprawozdania finansowego określonego ustawą o rachunkowości.

W przypadku, gdy badanie sprawozdania finansowego nie wniosło żadnych korekt, sporządzone sprawozdanie [23] pozostaje bez zmian.

Pytanie nr 72

Czy postać elektroniczna sprawozdania z badania, o której mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach (…) dotyczy również sprawozdań z badania tych jednostek, których dzień bilansowy przypada na termin przed dniem wejścia w życie tego przepisu, czyli przed dniem 1 października 2018 r.?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z badania w postaci elektronicznej oraz opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta, dotyczy sprawozdania z badania tych podmiotów, które podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej „KRS”), sporządzanego przez biegłego rewidenta, począwszy od dnia 1 października 2018 r.

Pytanie nr 73

Czy sprawozdanie biegłego rewidenta wydane przed 1 października 2018 r. może posiadać postać elektroniczną z podpisem kwalifikowanym?

Tak, przepisy ustawy o biegłych rewidentach nie zabraniają sporządzenia przed dniem 1 października 2018 r. sprawozdania z badania w postaci elektronicznej z podpisem kwalifikowanym.

Pytanie nr 74

Czy każde sprawozdanie z badania powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta?

Od dnia 1 października 2018 r. obowiązek sporządzenia sprawozdania z badania przez biegłego rewidenta w postaci elektronicznej i podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym odnosi się do wszystkich badań sprawozdań finansowych (ustawowych i dobrowolnych), sporządzanych przez przedsiębiorców podlegających wpisowi do rejestru KRS.

Pytanie nr 75

Co oznacza „postać elektroniczna” sprawozdania z badania, o której mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach?

W oparciu o zapisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), wskazuje się następujące dopuszczalne typy (formaty) plików, jakie mogą być dołączone do zgłoszenia:

XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

Oczywiście każdy plik musi być podpisany przed jego zgłoszeniem, zgodnie z zasadami podpisywania dokumentów (w przypadku sprawozdania z badania - kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Pytanie nr 76

Czy biegły rewident badający sprawozdanie finansowe podmiotu wpisanego do KRS powinien wymagać od klienta badania również papierowej wersji sprawozdania finansowego podpisanego przez kierownika jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości?

Nie powinien, ponieważ oryginałem sprawozdania finansowego jest plik elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Każdy wydruk (wersja papierowa) jest wyłącznie kopią sprawozdania.

Pytanie nr 77

Czy biegły rewident może zbadać sprawozdanie finansowe jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie jest sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF?

Nie powinien, ponieważ jednostka wpisana do KRS, począwszy od dnia 1 października 2018 r., obowiązana jest sporządzić sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF.

Pytanie nr 78

Czy w przypadku niezachowania przez badaną jednostkę elektronicznej postaci sprawozdania finansowego, biegły rewident może wydać sprawozdanie z badania bez zastrzeżeń z objaśnieniami dotyczącymi niedochowania formy wynikającej z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości?

Sprawozdanie finansowe [24] sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, natomiast sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF. Biegły rewident podczas badania powinien zweryfikować m.in. czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone, co do formy i treści zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statutem lub umową. Niezachowanie elektronicznej postaci sprawozdania finansowego nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości. Na przykład wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem sprawozdania finansowego. Natomiast biegły rewident powinien wyrażać opinię wyłącznie o oryginale sprawozdania finansowego.

Pytanie nr 79

Czy biegły rewident może wydać sprawozdanie z badania niezawierające modyfikacji do sprawozdania finansowego podpisanego w wersji papierowej przez wszystkich członków Zarządu, lecz w wersji elektronicznej podpisanego tylko przez tych członków Zarządu, którzy posiadają możliwość podpisu elektronicznego?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez tych członków Zarządu, którzy posiadają podpis elektroniczny, nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości. Biegły rewident podczas badania powinien zweryfikować m.in. czy sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkie osoby do tego zobowiązane, a także czy złożony podpis należy do danej osoby oraz czy jest ważny.

Pytanie nr 80

Czy sprawozdanie z badania stanowi część pliku XML ze sprawozdaniem finansowym, czy powinien to być osobny plik podpisany przez biegłego rewidenta?

Sprawozdanie finansowe należy wytworzyć jako jeden plik XML. Po podpisaniu tego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, nie ma możliwości załączenia do niego pliku zawierającego sprawozdanie z badania. Sprawozdanie z badania stanowi oddzielny plik zapisany np. w pdf i podpisany przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pytanie nr 81

Czy biegły rewident wydający sprawozdanie z badania powinien dokonywać weryfikacji ważności i poprawności złożonych na sprawozdaniu finansowym podpisów elektronicznych?

Jedną z czynności dokonywanych przez biegłego rewidenta w ramach prowadzonego badania sprawozdania finansowego, w wyniku którego biegły rewident sporządza na piśmie sprawozdanie z badania, jest wydanie opinii, czy sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego badanej jednostki zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, a także przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości [25]. Opinia stanowi integralną część sprawozdania z badania.

Zatem biegły rewident podczas badania sprawozdania finansowego powinien zweryfikować prawidłowość i kompletność złożonych na sprawozdaniu finansowym podpisów, w tym ich ważność.

Krąg osób podpisujących sprawozdanie finansowe określa art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Pytanie nr 82

Czy biegły rewident powinien weryfikować zgodność sprawozdania finansowego podlegającego badaniu z wymaganym formatem i strukturą, czy wystarczająca będzie weryfikacja zakresu informacyjnego wynikającego z załączników do ustawy o rachunkowości?

Jedną z czynności dokonywanych przez biegłego rewidenta w ramach prowadzonego badania sprawozdania finansowego, w wyniku którego biegły rewident sporządza na piśmie sprawozdanie z badania, jest wydanie opinii, [26] stanowiącej integralną cześć sprawozdania z badania. Jest to opinia biegłego rewidenta o tym, czy badane sprawozdanie finansowe jest zgodne co do formy i treści z przepisami prawa, statutem lub umową.

Biegły rewident podczas badania sprawozdania finansowego powinien zweryfikować formę i treść badanego sprawozdania finansowego pod względem zgodności z przepisami prawa, statutem lub umową. Sposób sporządzenia sprawozdania finansowego określają również przepisy art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nimi sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, natomiast  sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF.

Pytanie nr 83

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny przynależy do osoby fizycznej (biegłego rewidenta) czy do firmy audytorskiej, w ramach której działa biegły rewident? Czy jest możliwe podpisywanie tym samym kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawozdań z badania wydawanych w imieniu różnych firm audytorskich?

Kwalifikowany podpis elektroniczny przynależy do konkretnej, dającej się jednoznacznie zidentyfikować osoby fizycznej. Jest podpisem potwierdzającym tożsamość osoby.

Niezależnie od tego w imieniu ilu firm audytorskich działa biegły rewident, do sporządzonego przez siebie w postaci elektronicznej sprawozdania z badania wykorzystuje swój kwalifikowany podpis elektroniczny.

Pytanie nr 84

Jak należy rozumieć datę sporządzenia sprawozdania z badania?

Data sporządzenia sprawozdania z badania to data, którą biegły rewident zamieszcza w sprawozdaniu z badania zgodnie z wymogami art. 83 ust. 3 pkt 18 ustawy o biegłych rewidentach oraz Krajowych Standardów Badania, i która zgodnie z par. 49 KSB 700 (Z) Formułowanie opinii oraz sprawozdawczość na temat sprawozdania finansowego nie może być datą wcześniejszą od daty uzyskania przez biegłego rewidenta wystarczających i odpowiednich dowodów badania, na których opiera się opinia biegłego rewidenta na temat sprawozdania finansowego, w tym dowodów, że wszystkie składniki sprawozdania i ujawnienia, które składają się na sprawozdanie finansowe zostały sporządzone oraz osoby o potwierdzonych uprawnieniach zapewniły, że wzięły odpowiedzialność za to sprawozdanie finansowe. Proces sporządzania sprawozdania z badania kończy się złożeniem podpisu przez biegłego rewidenta pod sprawozdaniem z badania. Data podpisu sprawozdania z badania powinna być datą tożsamą z datą sporządzenia sprawozdania z badania. Dopiero opatrzenie sprawozdania z badania podpisem oznacza zakończenie procesu sporządzania sprawozdania z badania, tj. potwierdzenie przez biegłego rewidenta treści sprawozdania z badania, w tym zawartej w nim opinii o badanym sprawozdaniu finansowym oraz potwierdzenie przeprowadzenia przez biegłego rewidenta wszystkich procedur badania, które pozwoliły mu uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody badania, stanowiące podstawę wydanej opinii.

Pytanie nr 85

W związku z nałożonym na jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS obowiązkiem sporządzania sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF, co jest przedmiotem badania przeprowadzanego przez biegłego rewidenta, o czym powinna być wydana opinia?

Jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP na stronie MF. Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej i zapisane w formacie XML podlega badaniu przez firmę audytorską/biegłego rewidenta. Aby przeprowadzić badanie sprawozdania finansowego zapisanego w formacie XML należy za pomocą odpowiednich narzędzi (programów) informatycznych – czytników plików XML - przekonwertować je na wersję do odczytu. Biegły rewident przeprowadzając badanie oprócz dotychczasowych czynności powinien także odnieść się do prawidłowości i kompletności przedłożonego sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej oraz poprawności złożonych podpisów.

Pytanie nr 86

Czy skan dokumentu papierowego (pdf) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym można uznać za postać elektroniczną sprawozdania z badania?

Tak. Skan dokumentu papierowego (pdf) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym uznaje się za sprawozdanie z badania sporządzone w postaci elektronicznej.

Pytanie nr 87

Czy skan dokumentu papierowego (pdf) podpisanego podpisem odręcznym można uznać za postać elektroniczną sprawozdania z badania?

Co prawda skan dokumentu papierowego (pdf) stanowi spełnienie wymogu w zakresie zachowania postaci elektronicznej sprawozdania z badania, jednakże w sytuacji opisanej w pytaniu, podpisanie sprawozdania z badania podpisem odręcznym nie spełnia wymogów ustawy o biegłych rewidentach dotyczących obowiązku podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.

Pytanie nr 88 

W jaki sposób należy wykonać dyspozycję art. 68 ustawy o rachunkowości w zakresie udostępniania sprawozdań finansowych biorąc pod uwagę, że sprawozdania te sporządzane są w formie elektronicznej?

Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także sprawozdania z badania - najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni.

Od 1.10.2018r. przepisy ustawy o rachunkowości wprowadziły jedynie formę elektroniczną sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f). Dodatkowo dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS obowiązek sporządzania tego sprawozdania w odpowiedniej strukturze logicznej oraz formacie (art. 45 ust. 1g) udostępnionych w BIP MF.

Ponieważ wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom spółdzielni należy udostępnić sprawozdanie finansowe, zatem zrealizowanie obowiązku wynikającego z ww. art. 68 ustawy o rachunkowości może nastąpić np. poprzez wgląd w sprawozdanie finansowe na stanowisku komputerowym zorganizowanym przez daną jednostkę.

Niemniej jednak wskazujemy, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym udostępnianie sprawozdania finansowego (art. 4 ust. 5 o rachunkowości).

 

 


Przypisy:

[1] zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości zwanej dalej ustawą;

[2] w myśl art. 45 ust 1f – 1g ustawy;

[3] o którym mowa w Załączniku 1 do ustawy;

[4] z załącznika nr 1 do ustawy;

[5] zgodnie z art. 50 ustawy;

[6] zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy;

[7] sporządzonych na podstawie ustawy;

[8] o których mowa w art. 45 ust. 1f ustawy;

[9] zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy;

[10] o którym mowa w art. 69 ustawy;

[11] o których mowa w art. 69 ustawy;

[12] zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy;

[13 zgodnie z art. 49 ust. 7 ustawy;

[14] o czym stanowi art. 86 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym;

[15] zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

[16] na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy;

[17] zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 oraz art. 45 ust. 1 ustawy,

[18] art. 52 ust. 1 ustawy,

[19] art. 52 ust. 2 ustawy,

[20] zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy

[21] godnie z art. 52 ust. 1 ustawy,

[22] zgodnie z art. 64 ustawy,

[23] zgodnie z ww. art. 52 ust. 1 ustawy

[24] zgodnie art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości,

[25] art. 83 ust. 3 pkt 8 ustawy o biegłych rewidentach,

[26] o której mowa w art. 83 ust. 3 pkt 9 ustawy o biegłych rewidentach.

e-Sprawozdania Finansowe

Kliknij, aby wrócić do strony e-Sprawozdań Finansowych