Postępowanie likwidacyjne spółki zmierza do zakończenia bieżących interesów spółki, odzyskania wierzytelności i uregulowania własnych zobowiązań spółki oraz spieniężenie majątku.

Proces likwidacji składa się z kilku etapów:

• podjęcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki (otwarciu likwidacji) i powołanie likwidatorów;
• zgłoszenia otwarcia likwidacji do KRS;
• wezwania wierzycieli spółki do zgłoszenia ich wierzytelności;
• przeprowadzenia czynności likwidacyjnych;
• podsumowania likwidacji poprzez sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego (spółki kapitałowe i spółka komandytowo-akcyjna) albo bilansu zakończenia likwidacji (spółki osobowe);
• złożenia wniosku o wykreślenie spółki z KRS.

Likwidację spółki rozpocznij od podjęcia uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki. W przypadku spółek kapitałowych, spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej uchwała powinna być zaprotokołowana przez notariusza i powinna zawierać postanowienie o rozwiązaniu spółki oraz wskazywać likwidatorów.

Otwarcie likwidacji spółki zgłoś do KRS w terminie 7 dni od dnia otwarcia likwidacji. Likwidator ma obowiązek złożyć wniosek o zmianę wpisu do KRS, do którego załącza:

• uchwałę o rozwiązaniu spółki i otwarciu jej likwidacji;
• imię i nazwisko likwidatora/-ów oraz jego/ich adres/-y lub adres/-y do doręczeń;
• sposób reprezentacji spółki przez likwidatorów;
• zgodę likwidatorów na pełnienie tej funkcji;
• dowód uregulowania opłaty sądowej od wniosku o wykreślenie spółki z KRS oraz dowód opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wniosek zgłoszeniowy dotyczący otwarcia likwidacji można złożyć wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:

• w systemie teleinformatycznym S24 – jeżeli umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w tym systemie,
• w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) – w pozostałych przypadkach.

Likwidator musi dokonać ogłoszenia otwarcia likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, ze wskazaniem powodu rozwiązania spółki oraz wezwać wierzycieli spółki do zgłoszenia ich wierzytelności:

• w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i prostej spółki akcyjnej – jednokrotnie w terminie trzech miesięcy od dnia tego ogłoszenia;
• w przypadku spółki akcyjnej oraz komandytowo-akcyjnej – dwukrotnie w terminie sześciu miesięcy od dnia ostatniego ogłoszenia, przy czym ogłoszenia nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie.

Likwidator ma obowiązek sporządzić bilans otwarcia likwidacji, który przedkłada zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia, jak również zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki.

Likwidator po zakończeniu czynności likwidacyjnych ma obowiązek sporządzić:

• dla spółek osobowych (poza spółką komandytowo-akcyjną) – bilans likwidacyjny;
• dla spółek kapitałowych oraz spółki komandytowo-akcyjnej – sprawozdanie likwidacyjne,
  - czyli sprawozdanie finansowe na dzień poprzedzający podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli.

Ostatecznie Likwidator dokonuje zakończenia likwidacji, a następnie ma obowiązek złożyć wniosek do KRS o wykreślenie spółki z KRS. Do wniosku załącza:

• bilans lub sprawozdanie likwidacyjne na dzień zakończenia likwidacji;
• oświadczenia likwidatorów o zakończeniu likwidacji, o zakończeniu bieżących interesów spółki oraz o wypełnieniu zobowiązań i upłynnieniu majątku;
• oświadczenie o braku toczących się postępowań sądowych, administracyjnych, komorniczych oraz o zaspokojeniu wszystkich wierzytelności;
• uchwałę wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki.

Sąd rejestrowy wydaje postanowienie o wykreśleniu spółki z KRS po stwierdzeniu, że likwidacja została prawidłowo ukończona. Po uprawomocnieniu się postanowienia w przedmiocie wykreślenia spółki z KRS następuje jej rozwiązanie i tym samym zlikwidowana spółka traci swój byt prawny.

Aby spółka osobowa mogła zostać rozwiązana bez konieczności przeprowadzenia likwidacji wspólnicy powinni:

• wyrazić jednomyślną zgodę w uchwale o rozwiązaniu spółki bez likwidacji;
• uzgodnić dokładny sposób podziału majątku;
• określić odpowiedzialność za zobowiązania;
• wyznaczyć przechowawcę ksiąg i dokumentów spółki.

Dopiero po spełnieniu ww. warunków wspólnicy spółki mogą złożyć wniosek do sądu rejestrowego o wykreślenie spółki z KRS.

Wniosek o wykreślenie podmiotu z KRS składają wspólnicy wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:

• w systemie teleinformatycznym S24 – jeżeli umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionej w tym systemie,
• w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) – w pozostałych przypadkach.

Wyrejestrowanie spółki jest odpłatne. Jego koszt to:

• 350 zł - opłata sądowa za zgłoszenie otwarcia likwidacji do KRS oraz za ogłoszenie w MSiG (w przypadku likwidacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego S24 opłata wynosi 300 zł);
• 0,70 gr za wykorzystanie jednego znaku, lecz nie mniej niż 60 zł - opłata za ogłoszenie w MSiG wezwania wierzycieli do zgłaszania swoich wierzytelności;
• 400 zł - opłata za wykreślenie z KRS.

Na dzień likwidacji działalności masz obowiązek sporządzenia wykazu składników majątku Twojej firmy oraz spisu z natury.

Masz obowiązek sporządzenia „Wykazu składników majątku”

Na dzień likwidacji działalności masz obowiązek sporządzenia wykazu wszystkich składników majątku Twojej firmy¹.   

Wykaz nie ma określonego wzoru, jednak musi zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową,
• określenie (nazwę) składnika majątku,
• datę nabycia składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów,
• wartość początkową,
• metodę amortyzacji,
• sumę odpisów amortyzacyjnych,
• wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień likwidacji.

Pamiętaj!

Odpłatne zbycie pozostałych na dzień likwidacji prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej składników majątku może się wiązać z obowiązkiem rozliczenia uzyskanego przychodu, jako przychodu z działalności gospodarczej.
Nie będziesz musiał dokonać takiego rozliczenia, jeżeli od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej, do dnia ich odpłatnego zbycia upłynęło sześć lat i odpłatne zbycie nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej.
Jeżeli dokonasz zbycia składników majątku Twojej firmy po dniu likwidacji działalności, ale nie później niż w ciągu 6 lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym zlikwidujesz działalność gospodarczą):

• ustal dochód/stratę ze sprzedaży tych składników²,
• wykaż przychód, koszty i ustalony dochód/stratę w zeznaniu (PIT-36 lub PIT-36L), które złożysz za rok podatkowy, w którym dokonałeś sprzedaży tych składników.

Wykazu składników majątku nie musisz przekazywać do urzędu skarbowego, jak również nie musisz zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu.

Masz obowiązek sporządzenia „Spisu z natury” (remanent likwidacyjny).

Na dzień likwidacji działalności masz obowiązek sporządzenia spisu z natury dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych³.

Spis z natury nie ma określonego wzoru, jednak musi zawierać⁴:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu,
• szczegółowe określenie:
  • towarów handlowych,
  • materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych,
  • półwyrobów,
  • produkcji w toku,
  • wyrobów gotowych,
  • braków i odpadów,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis z natury powinien obejmować zarówno towary stanowiące Twoją własność, jak również znajdujące się, w dniu sporządzenia spisu, poza Twoim zakładem, a także towary obce znajdujące się w Twoim zakładzie. Z tym, że towary obce nie podlegają wycenie; wystarczy, że wskażesz ich ilość i podasz informację czyją stanowią własność.
Najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia sporządzania spisu masz obowiązek dokonania jego wyceny.

Pamiętaj!

Spis z natury powinien stanowić ostatni wpis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, nawet jeśli wynosi 0.
Nie masz obowiązku przekazywania spisu z natury do urzędu skarbowego, ale masz obowiązek przechowywania go do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego i udostępniać na żądanie organów przeprowadzających kontrolę.
Wartość spisu weźmiesz pod uwagę przy wyliczeniu podatku dochodowego w deklaracji rocznej (PIT-36 lub PIT-36L).

Prawa i Obowiązki w zakresie „Ulgi za złe długi”5

Pozostałe obowiązki

Na dzień likwidacji działalności masz obowiązek sporządzenia „wykazu składników majątku” Twojej firmy

Wykaz nie ma określonego wzoru, jednak musi zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową,
• określenie (nazwę) składnika majątku,
• datę nabycia składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku,
• wartość początkową,
• metodę amortyzacji,
• sumę odpisów amortyzacyjnych,
• wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień likwidacji.

Pamiętaj!

Jeżeli dokonasz zbycia składników majątku Twojej firmy po dniu likwidacji działalności, ale nie później niż w ciągu 6 lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym zlikwidujesz działalność gospodarczą):

• ustal przychód ze sprzedaży tych składników⁷,
• wykaż przychód w zeznaniu (PIT-28), które złożysz za rok podatkowy, w którym dokonałeś sprzedaży tego składnika.

Sprzedaż ruchomości opodatkujesz według stawki 3% zryczałtowanego podatku dochodowego, a nieruchomości według stawki 10%.

Wykazu składników majątku nie musisz przekazywać do urzędu skarbowego ani zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu.

Prawa i Obowiązki w zakresie „Ulgi za złe długi”8

Pozostałe obowiązki

Na dzień likwidacji działalności masz obowiązek sporządzenia „Wykazu składników majątku” Twojej firmy⁹.

Wykaz nie ma określonego wzoru, jednak musi zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową,
• określenie (nazwę) składnika majątku,
• datę nabycia składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów,
• wartość początkową,
• metodę amortyzacji,
• sumę odpisów amortyzacyjnych,
• wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień likwidacji.

Odpłatne zbycie pozostałych na dzień likwidacji prowadzonej działalności gospodarczej składników majątku, o ile nie będzie dokonywane w ramach innej działalności, nie będzie powodować obowiązku rozliczenia tego zbycia.

Poinformuj naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji prowadzonej działalności na formularz PIT-16Z, w którym wskażesz dzień zakończenia działalności gospodarczej. Masz obowiązek to zrobić niezależnie od tego, że organ podatkowy zostanie poinformowany o likwidacji działalności przez CEIDG.
PIT-16Z możesz przekazać bezpośrednio naczelnikowi urzędu skarbowego lub załączyć do wniosku CEiDG.
Formularz PIT-16Z masz obowiązek złożyć w ciągu siedmiu dni od dnia zakończenia prowadzenia działalności gospodarcze.

Po likwidacji działalności zapłać podatek dochodowy w formie karty podatkowej w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej w danym miesiącu, tj. za ostatni miesiąc prowadzenia działalności zapłać podatek za okres do dnia zaprzestania działalności w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień¹⁰.

Pamiętaj!

Mimo zlikwidowania działalności gospodarczej masz obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym deklarację o wysokości składki ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconej i odliczonej od karty podatkowej w poszczególnych miesiącach roku podatkowego w trakcie którego zlikwidowałeś działalność PIT-16A.

1. art.24 ust.3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwaną dalej ustawą o PIT)
2. art.14 ust.2 ustawy o PIT
3. § 24 rozporządzenia Ministra Finansów w prawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
4. § 25 rozporządzenia Ministra Finansów w prawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
5. art. 26i ustawy o PIT
6. art. 20 ust. 6 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (zwane dalej ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym)
7. art. 6 ust.1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym
8. art. 11 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym
9. art.36 ust.1a ustawy o o zryczałtowanym podatku dochodowym
10. art. 33 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym

Podstawą opodatkowania towarów, jakie pozostają w przedsiębiorstwie na dzień likwidacji działalności gospodarczej jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia - koszty wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów³.

Oznacza to, że zasadniczo jako podstawę opodatkowania zastosujesz cenę rynkową nabytych towarów wykazanych w spisie i opodatkujesz je stosując stawkę VAT właściwą dla danego towaru.

Wyjątek stanowią materiały i towary, dla których cena nie uległa zmianie od dnia ich nabycia. W takim przypadku wyceny możesz dokonać po cenie zakupu wynikającej z faktury dokumentującej nabycie.

Majątek, który został wykazany w spisie z natury podlega opodatkowaniu. Dzień, w którym rozwiązaliście spółkę, zaprzestałeś wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu albo wygasł zarząd sukcesyjny oraz wygasły uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego jest dniem powstania obowiązku podatkowego.

Kwotę należnego podatku wynikającą ze spisu z natury musisz wykazać w JPK VAT z deklaracją składanym za ostatni okres rozliczeniowy prowadzenia działalności gospodarczej.

Do urzędu skarbowego masz obowiązek załączyć pisemną informację o sporządzonym spisie i jego wartości oraz kwocie podatku VAT wynikającej z tego spisu. Możesz to zrobić osobiście, listownie lub elektronicznie. Jednak nie później niż w dniu składania JPK VAT z deklaracją za ostatni okres rozliczeniowy.

Jeśli przed zamknięciem działalności wyprzedałeś wszystkie składniki majątku, to w ostatnim składanym JPK VAT z deklaracją informujesz, że wartość towarów objętych spisem wynosi 0 zł.

Rozliczając podatek VAT, w części deklaracyjnej JPK VAT musisz uwzględnić kwoty podatku należnego i naliczonego związane ze sprzedażą i zakupami dokonanymi w ostatnim okresie rozliczeniowym oraz kwotę podatku należnego wynikającą z dokonanego spisu z natury.

Przy wypełnianiu ostatniej deklaracji VAT musisz pamiętać, aby prawidłowo wyliczyć i podać kwoty podatku należnego i naliczonego za ten ostatni okres rozliczeniowy.

Zamknięcia działalności można dokonać z różną datą w dowolnym dniu miesiąca kalendarzowego, dlatego ostatnia deklaracja będzie składana za okres, który jest podany w zgłoszeniu VAT-Z.

W ostatniej deklaracji mogą się znaleźć zarówno kwoty podatku VAT należnego od dokonanej sprzedaży jak również kwoty podatku VAT naliczonego od dokonanych zakupów.

Jeżeli zaprzestałeś wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT powinieneś ten fakt zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego, w ciągu 7 dniu od dnia zaprzestania wykonywania tych czynności⁴.

Zgłoszenie składasz na formularzu VAT-Z, w którym musi wypełnić odpowiednie pola:

• uzupełnij informacje dotyczące urzędu skarbowego;
• dane przedsiębiorcy - wpisz nazwisko, imię, datę urodzenia;
• w przypadku spółki podaj pełną nazwę firmy;
• adres zamieszkania;
• w przypadku spółki podaj adres siedziby;
• wskaż datę zaprzestania wykonywania czynności;
• podaj przyczynę zaprzestania wykonywania czynności.

Zgłoszenie możesz złożyć:

• osobiście w urzędzie skarbowym;
• listownie;
• elektronicznie przez e-Deklaracje
• elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym

Jeśli chcesz zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą złóż do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek o jej wykreślenie w terminie 7 dni od dnia faktycznego zaprzestania działalności. Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostanie automatycznie przesłana do urzędu skarbowego.

Wniosek możesz złożyć:

• on-line: na stronie Biznes.gov.pl
• osobiście w urzędzie miasta lub gminy
• pocztą: formularz prześlij do urzędu miasta lub gminy

Wykreślenie osoby fizycznej czy spółki z rejestru podatników VAT na podstawie złożonego zgłoszenia VAT-Z jest czynnością wykonywaną w związku z informacją przekazaną przez podatnika dlatego też nie wymaga wydania przez urząd skarbowy decyzji administracyjnej oraz nie powoduje unieważnienia numeru identyfikacyjnego.

Jeżeli jesteś wspólnikiem spółki cywilnej pamiętaj, że poza obowiązkiem wykreślenia wpisu w CEIDG, musisz wyrejestrować spółkę w urzędzie skarbowym poprzez złożenie formularza NIP-2.

Jeżeli będziesz dokonywał sprzedaży towarów w okresie 12 miesięcy od dnia zaprzestania czynności podlegających opodatkowaniu to taka sprzedaż towarów jest zwolniona z VAT, gdy dotyczy towarów objętych spisem z natury⁵.

Zwolnienie stosuje się również dla dostawy towarów wykonywanej przez osoby, które są właścicielami przedsiębiorstwa w spadku.

Zwolnienie stosuje się od dnia:

• zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu przez przedsiębiorstwo w spadku;
• wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego;
• wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego.

Jeżeli w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej skorzystałeś jako wierzyciel z ulgi na złe długi, a należność zostanie uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie dopiero po likwidacji firmy, będziesz miał obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększasz w odniesieniu do tej części⁶.

Jeżeli w wyniku ostatecznego rozliczenia VAT wystąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, możesz wykazać ją do zwrotu w ostatnim JPK VAT z deklaracją, ponieważ przysługuje Ci prawo zwrotu różnicy podatku wykazanego w części deklaracyjnej za okres, w którym byłeś zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT⁷.

W przypadku osoby fizycznej, która zaprzestała wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, zwrot nadwyżki tego podatku dokonywany jest na rachunek tej osoby.

W przypadku byłych wspólników spółki zwrot różnicy podatku dokonuje się na podstawie złożonego JPK VAT z deklaracją wraz z załączonymi do niego:

• umową spółki, aktualną na dzień rozwiązania spółki, oraz
• wykazem rachunków bankowych byłych wspólników w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub rachunków byłych wspólników w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której są członkami, na które ma być dokonany zwrot różnicy podatku⁸.

Zwrotu różnicy dokonuje się proporcjonalnie do udziału w zysku określonego w umowie spółki. W przypadku nieokreślenia w umowie udziałów w zysku, przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku są równe⁹.

W przypadku osób, które są właścicielami przedsiębiorstwa w spadku zwrot różnicy podatku dokonuje się na podstawie złożonego JPK VAT z deklaracją wraz z załączonymi do niego:

• dokumentami, które potwierdzają ich udział w przedsiębiorstwie w spadku,
• wykazem rachunków bankowych byłych wspólników w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub rachunków byłych wspólników w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której są członkami, na które ma być dokonany zwrot różnicy podatku¹⁰.

Zwrotu różnicy dokonuje się w proporcjach wynikających z prawa do udziału w przedsiębiorstwie w spadku. Jeżeli ze złożonych dokumentów nie wynikają te udziały, przyjmuje się, że prawa do udziału są równe¹¹.

W przypadku likwidacji działalności gospodarczej ciąży na Tobie obowiązek dokonania korekty podatku VAT od nabytych uprzednio składników majątku, wobec których nie upłynął okres korekty (dotyczy to przypadków, w których dokonanie spisu z natury spowodowało zmianę przeznaczenia nabytych uprzednio składników majątku).

W przypadku środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 15 tys. zł, taka korekta jest konieczna, jeśli licząc od roku, w którym doszło do zmiany przeznaczenia środka trwałego, nie minęło 5 lub 10 lat (dłuższy termin dotyczy nieruchomości) wówczas korekcie podlega odpowiednio 1/5 bądź 1/10 kwoty podatku VAT naliczonego za każdy rok, jaki pozostał do końca okresu korekty¹².

Dokumentację prowadzoną dla celów podatkowych przechowuj do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego¹³.

1. art.14 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawa o VAT)
2. art.14 ust.1 ustawy o VAT
3. art.14 ust. 8 wraz z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT
4. art.96 ust. 6 w zw. z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT
5. art.14 ust. 7 ustawy o VAT
6. art.89a pkt.4 ustawy o VAT
7. art.14 ust.9a ustawy o VAT
8. art.14 ust.9b ustawy o VAT
9. art.14 ust.9c ustawy o VAT
10. art.14 ust.9ca ustawy o VAT
11. art.14 ust.9cb ustawy o VAT
12. art.91 ust.1-3 i art. 91 ust.7 ustawy o VAT
13. art.112 ustawy o VAT

1. art. 19 ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym

W swojej działalności do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wykorzystywałeś kasę on-line¹?

Przeczytaj jakie masz obowiązki:

• w ostatnim dniu, po zakończeniu pracy kasy wystaw raport fiskalny dobowy;
• po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta przejścia kasy w tryb tylko do odczytu - dokonaj, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego;
• z tej czynności odczytu zawartości pamięci fiskalnej serwisant sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
• sporządzony protokół z czynności odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym masz obowiązek złożyć w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
• wraz z protokołem i raportem, o którym mowa w pkt 4, masz obowiązek złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

W przypadku zakończenia używania kas on-line masz obowiązek zapewnienia odczytu i zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrznym nośniku danych.

W swojej działalności do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wykorzystywałeś kasę z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii²?

Przeczytaj jakie masz obowiązki:

• w ostatnim dniu, po zakończeniu pracy kasy wystaw raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
• niezwłocznie, przy pomocy serwisanta dokonaj odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego;
• z tej czynności odczytu zawartości pamięci fiskalnej serwisant sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
• sporządzony protokół z czynności odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym masz obowiązek złożyć w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
• wraz z protokołem i raportem, o którym mowa w pkt 4, masz obowiązek złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Nie możesz prowadzić ewidencji przy użyciu kasy, która zakończyła pracę w trybie fiskalnym, bez wyjątku, czy jest to kasa on-line, czy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Jeżeli w trakcie dokonywania odczytu zawartości pamięci fiskalnej serwisant stwierdzi brak możliwości jego odczytu³ ma obowiązek przesłać niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny (są to: sprzedawcy kas, importerzy lub firmy przez nich upoważnione) w celu dokonania odczytu pamięci przez ten serwis i sporządzenia protokołu z tej czynności.

W przypadku, gdy i serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, ma on obowiązek sporządzenia protokołu ze wskazaniem przyczyn tej okoliczności.

W każdym przypadku, czyli zarówno po odczycie, jak i braku możliwości dokonania odczytu pamięci fiskalnej kasy serwis główny podpisuje sporządzony protokół i przesyła w ciągu 3 dni od jego sporządzenia oryginał do właściwego dla Ciebie naczelnika urzędu skarbowego, a kopię ma obowiązek przesłać również Tobie.

Po otrzymaniu kopii tego protokołu masz obowiązek złożyć w terminie 5 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego sam wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas bez kopii protokołu sporządzonego przez serwisanta głównego.

Sam wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej możesz złożyć w urzędzie skarbowym:

• on-line przez konto w e-Urzędzie Skarbowym – jako załącznik do pisma ogólnego (w tym przypadku pamiętaj o uprzednim złożeniu podpisu elektronicznego na załączniku do pisma ogólnego, tj. na wniosku o wyrejestrowanie kasy);
• osobiście – po uprzedniej rezerwacji wizyty on-line lub telefonicznie;
• listownie.

Protokół z odczytu pamięci fiskalnej kasy oraz raport fiskalny rozliczeniowy możesz złożyć w urzędzie skarbowym:

• osobiście – po uprzedniej rezerwacji wizyty on-line lub telefonicznie;
• listownie.

Jeżeli zakończyłeś pracę kasy rejestrującej w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy jej zastosowaniu i odliczyłeś sobie od podatku lub otrzymałeś zwrot kwoty wydanej na jej zakup⁴, powinieneś ją zwrócić!

Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty masz obowiązek dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie⁵:

• w przypadku, gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT - do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu; zwrot następuje poprzez wykazanie tej kwoty w części deklaracyjnej pliku JPK_VAT z deklaracją;
• w przypadku gdy jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT (o którym mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT), tj. wykonywałeś wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub sprzedaż, którą dokonywałeś była zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9
  – masz termin do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu. Zwrotu dokonujesz na swój mikrorachunek podatkowy wpisując symbol opłaty VAT-Z⁶ i miesiąc powstania okoliczności zwrotu (np. zakończenie pracy kasy rejestrującej).

1. § 32 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 w sprawie kas rejestrujących (zwanym dalej rozporządzeniem)
2. § 35 Rozporządzenia
3. § 47 Rozporządzenia
4. art. 111 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług
5. § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie rodzajów podatków, opłat lub niepodatkowych należności budżetowych, których wpłata jest realizowana przy użyciu mikrorachunku podatkowego