Rejestracja podatników

Co to jest identyfikator podatkowy

Jest nim numer PESEL oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP) (zasady ewidencji podatników, płatników podatków, płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, zwanych „płatnikami składek ubezpieczeniowych", zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym uregulowane są w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników– zwanej dalej ustawą o NIP)

Identyfikator podatkowy jest niezbędny do regulowania różnego rodzaju zobowiązań wobec organu podatkowego (np. naczelnika urzędu skarbowego).

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne i inne podmioty, które posiadają co najmniej jeden z trzech statusów:

1. podatnika,
2. płatnika podatku,
3. płatnika składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej

Dla podatników, którzy są osobami fizycznymi, posiadają numer PESEL oraz

1. nie prowadzą działalności gospodarczej,
2. nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,
3. nie są płatnikami podatków,
4. nie są płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne,
5. nie są płatnikami składek na ubezpieczenie zdrowotne

identyfikatorem podatkowym jest PESEL.

Osoby te nie mają obowiązku składania zgłoszeń identyfikacyjnych.

Aktualizacja danych

Adres miejsca zamieszkania można zaktualizować:

• przez podanie aktualnego adresu w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym.
• na zgłoszeniu ZAP-3 (zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem)

Formularz ZAP- 3 umożliwia również zgłoszenie:

• osobistego rachunku do zwrotu nadpłaty lub podatku lub rezygnacji z tej formy przekazywania zwrotu nadpłaty, jeżeli wcześniej podatnik zgłosił rachunek osobisty,
• danych kontaktowych (telefon, e-mail,  adres do doręczeń ).

Wypełnione i podpisane zgłoszenie aktualizacyjne ZAP-3 składa się do naczelnika urzędu skarbowego. Można to zrobić osobiście w urzędzie skarbowym albo przekazać je za pośrednictwem placówki pocztowej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym) albo za pośrednictwem usługi w e-Urząd Skarbowy

Jeżeli zeznanie podatkowe składa się w formie papierowej i istnieje konieczność wskazania danych objętych ZAP-3, to najlepiej złożyć ZAP-3 wraz z zeznaniem podatkowym. Dane lub numer rachunku do zwrotu nadpłaty można zgłosić również bezpośrednio w zeznaniu (od 1.01.2019 r.).

Jeżeli osoba fizyczna nie posiada numeru PESEL lub:

• prowadzi działalność gospodarczą,
• jest zarejestrowanym podatnikiem VAT,
• jest płatnikiem podatków lub płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne albo na ubezpieczenie zdrowotne,

to jako identyfikator podatkowy powinna podawać NIP.

Taka osoba podlega obowiązkowi ewidencyjnemu w pełnym zakresie, tj. musi złożyć zgłoszenie identyfikacyjne, aby uzyskać NIP. Osoba fizyczna, która posługuje się NIP, musi w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym, uaktualnić je (przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego).

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą objętą CEIDG

Dla osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą objętą Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG), identyfikatorem podatkowym jest NIP.

Zgłoszenie identyfikacyjne oraz aktualizacja danych

Do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wniosek CEIDG-1), zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy .

CEIDG-1 stanowi jednocześnie zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego oraz do ZUS/KRUS i GUS.

Podmioty (jednostki organizacyjne) wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych

Dla podmiotów wpisanych do KRS identyfikatorem podatkowym jest NIP.

Zgłoszenie identyfikacyjne oraz aktualizacja danych

Dane tych podatników w zakresie:

• danych objętych treścią wpisu w KRS – są przekazywane automatycznie z KRS do CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
• danych uzupełniających – wymagają zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8) do naczelnika urzędu skarbowego.

Zgłoszenie NIP‑8 stanowi jednocześnie zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających do ZUS (Centralny Rejestr Płatników Składek) i GUS (krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej).

Pozostali podatnicy, płatnicy podatków i płatnicy składek ubezpieczeniowych

Dla tych podmiotów identyfikatorem podatkowym jest NIP.

Zgłoszenie identyfikacyjne oraz aktualizacja danych

Osoby prawne lub jednostki organizacyjnej niemające osobowości prawnej, które są podatnikiem lub płatnikiem, składają zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 do naczelnika urzędu skarbowego.

Osoby fizyczne, które są podatnikiem lub płatnikiem, składają zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 do naczelnika urzędu skarbowego.

Formularze NIP-2 i NIP-7 służą również do aktualizacji danych.

Nadanie NIP

NIP nadaje się przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), którego administratorem jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej:

• podmiotom wpisanym do KRS po 1 grudnia 2014 r. – automatycznie, po zamieszczeniu w CRP KEP danych z KRS,
• pozostałym podatnikom i płatnikom po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego w przypadku:
• osób objętych CEIDG – następnego dnia roboczego po dniu wpływu z CEIDG do naczelnika urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego,
• pozostałych podmiotów – w terminie 3 dni po złożeniu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Potwierdzeniem nadania NIP dla podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG jest ujawnienie tego identyfikatora – odpowiednio – w KRS albo CEIDG. Pozostałym podmiotom potwierdzenie nadania NIP wydaje niezwłocznie naczelnik urzędu skarbowego w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Odmowa nadania NIP, unieważnienie NIP, uchylenie NIP

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP (na podstawie art. 8c ust. 1 ustawy)(nie ma zastosowania do podmiotów wpisanych do KRS) w przypadku:

• braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu,
• stwierdzenia, że zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia,
• gdy podmiotowi został nadany NIP,
• wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika, o którym mowa w art. 5 ust. 2a (nieprowadzącego działalności gospodarczej lub niebędącego zarejestrowanym podatnikiem VAT).

Naczelnik urzędu skarbowego unieważnia z urzędu, w drodze decyzji (na podstawie art. 8c ust. 2 ustawy), NIP nadany podmiotowi, w przypadku:

• wielokrotnego nadania NIP, biorąc pod uwagę interes prawny i gospodarczy podmiotu,
• nadania NIP na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych (nie ma zastosowania do podmiotów wpisanych do KRS).

Nie można posługiwać się unieważnionym NIP, a unieważniony NIP nie może zostać ponownie nadany.

Naczelnik urzędu skarbowego uchyla z urzędu NIP, w drodze decyzji (na podstawie art. 8c ust. 4 ustawy), jeżeli podatnik posługuje się fałszywymi lub fikcyjnymi danymi adresowymi swojej siedziby lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Z chwilą ustania przesłanek, które uzasadniały uchylenie NIP na skutek zmiany danych adresowych w odpowiednim rejestrze lub ewidencji, następuje przywrócenie NIP.

Informację o NIP przekazuje się automatycznie za pośrednictwem CRP KEP – odpowiednio do KRS lub CEIDG – bezpośrednio po jego nadaniu, unieważnieniu, uchyleniu lub przywróceniu oraz do ZUS i GUS.

W zakresie nieuregulowanym w art. 8c ww. ustawy do postępowań w sprawie odmowy nadania NIP, unieważnienia lub uchylenia nadanego NIP stosuje się odpowiednio przepisy działu IV ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.