Prowadząc działalność nierejestrowaną jesteś podatnikiem VAT w rozumieniu ustawy
o VAT, jeśli wykonywane przez Ciebie czynności spełniają definicję działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT.

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, podlegają:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2. eksport towarów;
3. import towarów na terytorium kraju;
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Co do zasady, w ramach prowadzonej działalności nierejestrowanej możesz korzystać ze zwolnienia od podatku VAT z uwagi na limit sprzedaży.

Oznacza to, że mimo prowadzonej działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, tj. świadczenia usług lub sprzedaży towarów, które podlegają VAT, nie będziesz zobowiązany zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.

Od tej zasady przewidziane są wyjątki dla określonych dostaw towarów lub świadczenia usług, których sprzedaż wymaga obowiązkowej rejestracji jako podatnik czynny VAT przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. Są to przykładowo:

• sprzedaż hurtowa i detaliczna części i akcesoriów do pojazdów samochodowych
  i motocykli,
• sprzedaż na odległość w zorganizowanym systemie sprzedaży preparatów kosmetycznych i toaletowych (np. przy użyciu sklepu internetowego lub konta na platformie internetowej),
• usługi w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
• usługi ściągania długów, w tym factoringu.

Pełny katalog dostaw towarów i świadczenia usług, których sprzedaż wyłącza z możliwości korzystania zwolnienia podmiotowego zawiera art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

W ustawie o VAT wyróżniamy dwa rodzaje zwolnień od podatku VAT:

Zwolnienie podmiotowe

Zwolnienie przedmiotowe

Zasady rejestracji w zakresie podatku VAT regulują przepisy art. 96 ustawy o VAT.

Zarejestrowanie się do VAT będzie wymagało od Ciebie wypełnienia zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R i złożenie go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:

• przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT

lub, jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT:

• przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia,
• przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R możesz złożyć:

• w e-Urzędzie Skarbowym;
• osobiście we właściwym urzędzie skarbowym;
• przesłać je listownie. 

Prowadząc działalność nierejestrowaną masz dwie możliwości rejestracji do VAT:

• jako czynny podatnik VAT lub 
• jako podatnik zwolniony z VAT.

Pamiętaj! Wystawić fakturę w KSeF może wyłącznie podmiot posiadający NIP. W sytuacji, gdy będziesz zobowiązany wystawić fakturę w KSeF, np. jeśli Twój kontrahent poprosi Cię
o wystawienie faktury, a nie posiadasz NIP, powinieneś zarejestrować się do VAT jako podatnik zwolniony z VAT, aby otrzymać NIP. Nie będziesz miał obowiązku rejestracji dla potrzeb VAT jako podatnik zwolniony, gdy posiadasz już NIP bo np. jesteś płatnikiem.

Rejestracja dla celów VAT jest bezpłatna.

Możesz wystąpić z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji (VAT-5), jednak w takim przypadku będziesz zobowiązany wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł.

Jeśli zarejestrujesz się jako czynny podatnik VAT, będziesz miał obowiązek składać JPK_VAT
z deklaracją, który obejmuje część deklaracyjną i ewidencyjną.

JPK_VAT z deklaracją - to dokument elektroniczny, który składa się z dwóch części.

• ewidencji VAT (zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT przedsiębiorcy za dany okres),
• deklaracji VAT (dotychczasowa deklaracja VAT-7 i VAT-7K).

JPK_VAT z deklaracją jest składany wyłącznie w wersji elektronicznej za okresy miesięczne,
do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (chyba że 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wtedy jest czas do pierwszego dnia roboczego).

Jeżeli będziesz rozliczał się kwartalnie i będziesz zobowiązany do składania JPK_VAT z deklaracją, wypełnisz tylko część ewidencyjną za pierwsze 2 miesiące każdego kwartału. Natomiast po zakończeniu kwartału wypełnisz część ewidencyjną za 3 miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną JPK_VAT za cały kwartał (art. 99 ustawy o VAT).

Regulacje w zakresie JPK_VAT z deklaracją zawiera rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Formularze do VAT oraz informacje dotyczące JPK_VAT z deklaracją znajdują się na stronie podatki.gov.pl.

Prowadząc działalność nierejestrowaną i jednocześnie dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, będziesz zobowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.

Jednak nie zawsze.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy rejestrującej

Kiedy nie możesz skorzystać ze zwolnienia

Co do zasady, gdy nie jesteś zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług,
a prowadzisz działalność nierejestrowaną Twoim identyfikatorem podatkowym jest PESEL, jednak NIP staje się obowiązkowy, jeśli dochodzi do obowiązku ewidencji sprzedaży towarów
i usług przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub gdy zarejestrujesz się jako podatnik podatku od towarów i usług.

A więc, jeśli wystąpią w Twojej działalności powyższe sytuacje, będziesz zobowiązany złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 w celu nadania numeru NIP.

Od 1 stycznia 2024 roku możesz dokonać zakupu tylko kasy online.

W przypadku, gdy będziesz świadczył usługi bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia z kasy rejestrującej (na podstawie § 4 rozporządzenia), będziesz musiał jeszcze przed pierwszą transakcją, zainstalować kasę.

Natomiast jeśli będzie Cię obejmować zwolnienie do 20 000 zł sprzedaży, zakupu kasy rejestrującej powinieneś dokonać przed upływem dwóch miesięcy następujących po miesiącu, kiedy dojdzie do przekroczenia tej kwoty.

Obecnie możliwe do zakupu są tylko kasy online, w tym kasy mające postać oprogramowania – są to kasy, które zapewniają prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas,

Przed dokonaniem pierwszej transakcji w przypadku korzystania z kas online (w tym kas wirtualnych):

• dokonaj fiskalizacji kasy rejestrującej zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas (w przypadku kas online fiskalizacja przy pomocy upoważnionego pracownika serwisu);
• po fiskalizacji kasy prowadź ewidencję każdej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wydawaj paragony fiskalne, w tym e-paragony lub faktury wystawione przy użyciu kasy klientowi z każdej sprzedaży;
• sporządzaj raporty (dobowe i za okresy miesięczne) i przechowuj dokumenty kasowe;
• zgłaszaj kasę/y do obowiązkowych przeglądów technicznych, (nie dotyczy kas mających postać oprogramowania).

Obecnie przepisy pozwalają na wystawienie klientowi paragonu w postaci elektronicznej, tzw. e-paragony. W związku z tym zbudowano centralną, ogólnopolską platformę rejestracji Klientów (HUBa paragonowego) umożliwiającą pobranie paragonu w postaci elektronicznej na smartfona bez podawania swoich danych.

Jeśli musisz dokonać zakupu i zainstalowania kasy rejestrującej zapoznaj się z przepisami:

• rozporządzeń Ministra Finansów:
  • z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących
  • z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
  • z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności,
    w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
  • z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika
• rozporządzeń Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii:
  • z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii;

z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.