Wniosek składa się do właściwego organu państwa swojej rezydencji podatkowej. W Polsce jest to minister właściwy ds. finansów publicznych (dalej: Minister).

Jeżeli sprawa dotyczy dyskryminacji (w rozumieniu Umowy), wnioskodawca może również skierować go do właściwego organu państwa, którego jest obywatelem.

Wniosek należy złożyć w terminie określonym we właściwej Umowie.

Po otrzymaniu wniosku właściwy organ bada, czy jest on dopuszczalny (m.in. złożony w terminie i skierowany do właściwego podmiotu) i uzasadniony (istnieje naruszenie Umowy). Jeśli tak, wszczynane są konsultacje pomiędzy właściwymi organami zainteresowanych państw.  

Większość zawartych przez Polskę Umów nie przewiduje arbitrażu jako dodatkowego etapu procedury wzajemnego porozumiewania się.

Umowy nie przewidują terminu na zawarcie porozumienia przez właściwe organy. Czas trwania procedury zależy od współpracy z zagranicznymi organami podatkowymi, uzyskania informacji od organów podatkowych i od dostarczenia informacji przez podatnika.

Od zawartego porozumienia nie można się odwołać.

Procedura wzajemnego porozumiewania się jest niezależna od procedur krajowych.

Wniosek o jej wszczęcie nie jest przeszkodą aby skorzystać z uprawnień przewidzianych w prawie wewnętrznym państw-stron umowy (w Polsce np. odwołanie od decyzji, wniosek o stwierdzenie nadpłaty, skarga sądowa). Jednak prawomocny wyrok polskiego sądu wydany w takich sprawach będzie wiążący dla Ministra w zakresie oceny danej sprawy.

Co do zasady wniosek należy złożyć w ciągu trzech lat, licząc od dnia pierwszego zawiadomienia o działaniu, które powoduje opodatkowanie niezgodne z postanowieniami Umowy.

Poszczególne Umowy mogą określać inny termin na złożenie wniosku (np. Włochy - 2 lata, Meksyk - 4,5 roku).

Wniosek utrwalony w postaci papierowej należy wysłać na adres pocztowy urzędu obsługującego Ministra, czyli:

Ministerstwo Finansów

Departament Podatków Dochodowych

ul. Świętokrzyska 12

00-916 Warszawa

Wniosek można również złożyć elektronicznie przesyłając go na adres do doręczeń elektronicznych Ministerstwa Finansów.

Przed rozpoczęciem MAP Minister ocenia, czy wniosek został złożony w terminie oraz czy doszło do naruszenia umowy, a także ustala stan faktyczny sprawy.

1. Wskazanie rodzaju procedury rozstrzygania sporów dotyczących podwójnego opodatkowania, której dotyczy.
2. Dane identyfikacyjne wnioskodawcy (wnioskodawców):
   

   a.  w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko, a w pozostałych przypadkach – pełną nazwę, 

   b. adres miejsca zamieszkania albo siedziby oraz – jeżeli występuje – adres miejsca prowadzenia działalności,

   c. adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż wskazany na podstawie lit. B,

   d.  identyfikator podatkowy, a w przypadku jego braku – numer i serię paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość lub inny numer identyfikacyjny.

   Uwaga: Jeżeli w piśmie nie zostanie podany adres i nie będzie możliwe jego ustalenie na podstawie przekazanych danych, pismo zostanie pozostawione bez rozpatrzenia.

3. Wskazanie daty pierwszego zawiadomienia wnioskodawcy o działaniu, którego skutkiem jest lub będzie kwestia sporna.
4. Wskazanie roku podatkowego lub innego okresu rozliczeniowego, którego dotyczy wniosek.
5. Opis stanu faktycznego, zawierający wskazanie faktów i okoliczności istotnych dla sprawy, w szczególności:
   
   

   a.     opis działań, których skutkiem jest lub będzie kwestia sporna,

   b.     wskazanie dochodu lub majątku, którego dotyczy wniosek,

   c.      opis sposoby uwzględnienia dochodu lub majątku dla celów ich opodatkowania w zainteresowanym państwie,

   d.     informacje dotyczące podatku, który został lub zostanie nałożony na dochód lub majątek w zainteresowanych państwach, wraz z podaniem kwoty podatku (w walutach zainteresowanych państw),

   e.     treść wiążących ustaleń pomiędzy wnioskodawcą a organami podatkowymi, jeżeli miały miejsce.

6. Uzasadnienie, zawierające odniesienie do przepisów krajowych oraz przepisów umów międzynarodowych mających zastosowanie do kwestii spornej, a jeżeli do kwestii spornej zastosowanie ma więcej niż jedna umowa międzynarodowa – wskazanie umowy międzynarodowej będącej przedmiotem interpretacji w sprawie, której dotyczy wniosek.
7. Przedstawienie przez wnioskodawcę własnego stanowiska w sprawie;
8. Informacje o toczących się lub zakończonych krajowych i zagranicznych postępowaniach, w tym również orzeczeniach sądowych dotyczących kwestii spornej i procedurach rozstrzygania sporów dotyczących podwójnego opodatkowania, których przedmiotem jest opodatkowanie dochodu lub majątku objętego wnioskiem.
9. Zobowiązanie wnioskodawcy do przekazywania dodatkowych informacji i dowodów w wyznaczonym terminie i w pełnym zakresie.
10. Wskazanie zainteresowanych państw.

Ponadto wniosek, podobnie jak każde inne składane pismo, musi zawierać:

1. Dane identyfikacyjne składającego (analogiczne jak wyżej w pkt. 2).
2. W przypadku dołączenia załączników – ich listę.
3. Podpis.

Do wniosku należy załączyć kopie dowodów poświadczających okoliczności przedstawione we wniosku, a także kopie dokumentów wydanych przez organy podatkowe dotyczących opodatkowania dochodu lub majątku objętego kwestią sporną.

Minister może wezwać składającego pismo do przedłożenia tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym lub na wybrany język obcy. W takim przypadku składający pismo jest obowiązany wykonać tłumaczenia na własny koszt.

Aby przyspieszyć rozpatrzenie wniosku, dokumenty obcojęzyczne sporządzone w innym języku niż język angielski należy załączyć do wniosku wraz z tłumaczeniem na język polski.

W przypadku niespełnienia któregokolwiek z ww. wymogów Minister wezwie wnioskodawcę do uzupełnia wniosku.

Uwaga: Nie wykonanie tego wezwania spowoduje odrzucenie wniosku.

Działanie przez pełnomocnika wymaga umocowania do prowadzenia określonej procedury rozstrzygania sporów dotyczących podwójnego opodatkowania (pełnomocnictwo szczególne). Do pierwszego pisma składanego przez pełnomocnika dołącza się pełnomocnictwo, jeżeli nie zostało uprzednio złożone przez mocodawcę.

Pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę i pełnomocnika, w tym ich identyfikatory podatkowe, a w przypadku pełnomocnika nieposiadającego identyfikatora podatkowego – numer i serię paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, a także adres tego pełnomocnika do doręczeń.

Wniosek musi być skierowany równocześnie do wszystkich zainteresowanych państw i złożony w językach urzędowych tych państw (albo w innych językach zaakceptowanych przez te państwa).

„Mały podatnik” może skorzystać z uprawnienia do złożenia wniosku (oraz wybranych innych pism) tylko do właściwego organu państwa swojej rezydencji podatkowej. Za „małego podatnika” uznaje się osoby fizyczne oraz inne uprawnione podmioty, które nie są dużymi jednostkami i nie wchodzą w skład dużej grupy (zgodnie z definicjami zwartymi w art. 14 ust. 2 i 3 Ustawy).

Wniosek o DRM musi zawierać te same elementy co wniosek o MAP (zob. wyżej).

Uwaga: Dodatkowo wniosek musi zawierać oświadczenie wnioskodawcy o zapoznaniu się z treścią art. 13 Ustawy oraz oświadczenie o rezygnacji z prawa do złożenia wniosków o wszczęcie innych procedur rozstrzygania sporów dotyczących podwójnego opodatkowania dotyczących tej samej kwestii spornej (zgodnie z art. 13 Ustawy, złożenie wniosku o DRM jest równoznaczne z wycofaniem uprzednio złożonych wniosków o wszczęcie innych procedur rozstrzygania sporów dotyczących podwójnego opodatkowania, dotyczących tej samej kwestii spornej).

W przypadku niespełnienia któregokolwiek z ww. wymogów Minister wezwie wnioskodawcę do uzupełnia wniosku.

Uwaga: Nie wykonanie tego wezwania spowoduje odrzucenie wniosku.

Wniosek o DRM można złożyć w tych samych formach oraz na te same adresy jak wniosek o MAP (zob. wyżej).