Ewidencja z wykorzystaniem kas rejestrujących

Kto musi prowadzić ewidencję

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących¹.

Mimo, że w ramach prowadzonej działalności będziesz świadczył usługi lub dokonywał sprzedaży towarów lub usług, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie zawsze będziesz musiał prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zwolnienie z obowiazku posiadania kasy rejestrującej

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących określa zwolnienia na czas określony niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, oraz warunki korzystania ze zwolnienia (§ 1).

W roku rozpoczęcia działalności gospodarczej będziesz zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej uzyskanej:

1. z tytułu czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia (§ 2 );
2. jeśli przewidywana przez Ciebie wartość sprzedaży z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynność i w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2);
3. jeśli przewidywany przez Ciebie udział procentowy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będzie wyższy niż 80% (§ 3 ust. 1 pkt  4):
   • za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności, lub
   • za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy

Na potrzeby korzystania ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1: nie uwzględnia się dokonanej lub przewidywanej sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 35 (dostawa nieruchomości) i 47 (dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą) załącznika do rozporządzenia (§ 3 ust. 3 pkt 1), przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług (§ 3 ust. 3 pkt 2).

Kiedy nie możesz skorzystać ze zwolnienia

Nie będziesz zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej jeśli będziesz dokonywał:

1. dostawy:
   • gazu płynnego,
   • części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
   • silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
   • nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
   • przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
   • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
   • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo- -towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych,
   • komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
   • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
   • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku²,
   • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
   • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol CN,
   • wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
   • napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
   • perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
2. świadczył usługi:
   • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
   • taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
   • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
   • w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
   • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
   • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,
   • prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,
   • doradztwa podatkowego,
   • związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
   • fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
   • kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
   • związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
   • mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

W sytuacji, gdy nie będziesz mógł zastosować zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących musisz przed dokonaniem pierwszej transakcji zainstalować kasę rejestrującą.

Korzystanie z kasy fiskalnej

Od 1 stycznia 2024 roku możesz dokonać zakupu tylko kasy online.

W przypadku, gdy będziesz świadczył usługi bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia z kasy rejestrującej (na podstawie § 4 rozporządzenia), będziesz musiał jeszcze przed pierwszą transakcją, aby móc prawidłowo wykonywać działalność, zainstalować kasę.

Natomiast jeśli będzie Cię obejmować zwolnienie do 20.000 zł sprzedaży, zakupu kasy rejestrującej powinieneś dokonać przed upływem dwóch miesięcy następujących po miesiącu, kiedy dojdzie do przekroczenia tej kwoty.

Rodzaje kas fiskalnych

Obecnie możliwe do zakupu są tylko kasy online, w tym kasy mające postać oprogramowania – są to kasy, które zapewniają prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas,

Przed dokonaniem pierwszej transakcji w przypadku korzystania z kas online (w tym kas wirtualnych):

• dokonaj fiskalizacji kasy rejestrującej zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas (w przypadku kas online fiskalizacja przy pomocy upoważnionego pracownika serwisu);
• po fiskalizacji kasy ewidencjonuj każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wydawaj paragony fiskalne lub faktury klientowi z każdej sprzedaży;
• sporządzaj raporty (dobowe i za okresy miesięczne) i przechowuj dokumenty kasowe;
• zgłaszaj kasę/y do obowiązkowych przeglądów technicznych, (nie dotyczy kas mających postać oprogramowania).

Jeśli musisz dokonać zakupu i zainstalowania kasy rejestrującej zapoznaj się z przepisami:

• rozporządzeń Ministra Finansów:
  • z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących
  • z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
  • z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
• rozporządzeń Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii:
  • z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii;
  • z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących;