Uprawnienia KSeF


Rodzaje, modele i zasady nadawania oraz odbierania uprawnień

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Rodzaje uprawnień

W Krajowym Systemie e-Faktur wyróżniamy następujące rodzaje uprawnienia służące do:

  1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

  1. Elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
  2. W postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Uwaga
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia[2]

Podmioty i osoby uprawnione

 Uprawnionymi do działania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są:

  • bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
  • osoba (fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną) uprawniona przez podatnika z zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba (fizyczna/ podmiot niebędący osobą fizyczną) wskazana w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika wskazano przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika,
  • osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
  • osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy[1].

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Modele uprawnień

Podstawa prawna

  • [1] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
  • [2] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481)