Pytania i odpowiedzi - KSeF

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

Autoryzacja użytkownika wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jedną z metod uwierzytelnienia, w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jest Podpis Zaufany.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Jeśli KSeF będzie obowiązkowy zakłada się, że akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana.

W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

Przepisy ustawy o VAT nie ingerują w tę kwestię. Istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym. Faktura taka może mieć tradycyjną postać papierową lub elektroniczną jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Zachęcamy do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.

Wysyłkę można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Tak, struktura e-Faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów w tym m.in. faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.

Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić.

W KSeF przewidziana jest możliwość aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Nie, ponieważ wymagane jest uwierzytelnienie w sposób określony w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur tj.:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3) podpisem zaufanym, albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Oznacza to, że wskazanie wyłącznie numeru PESEL danej osoby fizycznej nie pozwoli na uwierzytelnienie się w systemie.

Nie, zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

W okresie dobrowolności KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej.

W takiej sytuacji będzie możliwość zgłoszenia za pomocą zawiadomienia ZAW-FA kolejnej osoby w miejsce dotychczasowej.

Obecne brzmienie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT obliguje do wystawienia faktury korygującej m. in. w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

W okresie dobrowolności KSeF, w określonych przypadkach istnieje możliwość wystawienia przez nabywcę noty korygującej poza systemem.

Dotyczy to trzech przypadków, które łączy wspólna cecha, czyli jednoczesny brak w elektronicznym podpisie kwalifikowanym atrybutów w postaci NIP i PESEL:
a) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego, którego właścicielem jest sam podatnik będący osobą fizyczną. Dokonywane wyłącznie za pośrednictwem ZAW-FA.
b) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, posiadającej PESEL i/lub NIP ale posługującej się podpisem niezawierającym tych atrybutów. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
c) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, nieposiadającej NIP i PESEL. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
Procedura ta nie jest konieczna gdy podpis kwalifikowany zawiera jeden z tych atrybutów.

Tak papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób np. papierowo lub elektronicznie.

KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

Tak

W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w inny sposób, np. e-mailem (PDF), pocztą (wydruk). W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż otrzyma fakturę poza KSeF.

Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo, że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

Nie. W takich sytuacjach nie jest wymagana aktualizacja uprawnień.

Dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda kontrahenta. Kontrahent natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur w KSeF przez kontrahenta, taką fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Nie. W ZAW-FA podaje się dane aktualne na moment składania zgłoszenia. Przy założeniu, że NIP podmiotu składającego oraz NIP lub PESEL osoby uprawnionej nie ulegają zmianie, nie jest konieczna aktualizacja pozostałych danych.

Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego nr KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.

W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

Automatyczne otrzymywanie nowych faktur z systemu KSeF jest możliwe. Szczegóły funkcjonalności uzależnione są od rozwiązań zaproponowanych przez dostawcę oprogramowania.

W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).

Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Nie ma konieczności wysyłania numeru KSeF e-faktury do odbiorcy, faktura będzie automatycznie dostępna w KSeF dla nabywcy. Nabywca może również uzyskać anonimowy dostęp do faktury, po wskazaniu zestawu określonych danych.

Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana, z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże ilości faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF. Nie jest wiec wykluczone wprowadzanie takiej funkcjonalności na poziomie poszczególnych programów finansowo-księgowych. Zarówno wystawione jak i otrzymane faktury będą dostępne w narzędziu, które zostanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Przed nadaniem numeru KSeF system weryfikuje poprawność semantyczną dokumentu oraz czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie.

KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.

TAK, KSeF przeszedł audyt bezpieczeństwa.

KSeF nie umożliwia sprawdzenia, że faktura została pobrana przez nabywcę.

W czasie niedostępności KSeF nie będzie możliwości korzystania z systemu. Zatem faktury będą mogły być wystawiane wyłącznie w czasie dostępności systemu. W przypadku, gdy data wystawienia zawarta w fakturze (pole P_1) będzie inna niż data przesłania do systemu, fakturę uznaje się za wystawioną w momencie jej przesłania zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2022 r. art. 106ne ustawy o VAT,  Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty dotyczące niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

W tym celu na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur  opublikowano zakładkę „Komunikaty” gdzie publikowane będą informacje dotyczące między innymi niedostępności systemu.

W okresie dobrowolnego stosowania KSeF fakturę można wystawić na dotychczasowych zasadach poza systemem.

W wersji testowej API możliwe jest zastosowanie samodzielnie wygenerowanych podpisów i pieczęci:

Za podpis można uznać certyfikat

Który posiada w opisie podmiotu obowiązkowo pola imiona (OID.2.5.4.42) i nazwisko (OID.2.5.4.4) oraz opcjonalnie numer seryjny (OID.2.5.4.5) zgodnie z formatem:

(PNOPL|PESEL).*?(?<number>\\d{11})

lub (TINPL|NIP).*?(?<number>\\d{10})

Za pieczęć można uznać certyfikat

Który posiada w opisie podmiotu obowiązkowe pole identyfikatora organizacji (OID.2.5.4.97) zgodnie z formatem:

(VATPL).*?(?<number>\\d{10})

Tak, jest przewidziana redundancja systemu na wypadek jej awarii. System będzie działał 24/7/365 (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku).

Komornik jest osobą fizyczną i może korzystać z systemu bez dokonywania zgłoszeń. Fakt, że dana osoba jest komornikiem jest w systemie odnotowany automatycznie na podstawie dostępnych rejestrów. Komornik będzie mógł nadawać dalsze uprawnienia wyłącznie elektronicznie w systemie.

Organ egzekucyjny, aby zacząć korzystać z KSeF będzie musiał złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego obsługującego ten organ.  

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Natomiast, w przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowano wcześniej tokenu.

Tak, infrastruktura techniczna KSeF jest adekwatna do jego zakresu i skali.

Tak, Nr KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

Przez pojęcie wysłania należy rozumień zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

W przypadku wysyłki przez wystawcę faktury jest ona weryfikowana semantycznie przez KSeF.  Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę w KSeF. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują tej kwestii. Kwalifikacja otrzymanej faktury pod kątem prawa do odliczenia spoczywa na nabywcy. Pobranie e-Faktury nie oznacza automatycznego wprowadzenia jej do ewidencji.

Faktury wystawione w formacie PDF (wystawione poza KSeF) nie są tożsame z fakturą ustrukturyzowaną. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Natomiast faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w formie pliku xml i wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie, która dodatkowo może być przekazywana po nadaniu numeru KSeF poza systemem w innej formie np. PDF.

W okresie dobrowolności systemu, faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

W KSeF przyjęto inne rozwiązanie w porównaniu do PEF. KSeF nie potrzebuje wskazywania platformy brokerów, a dostarczanie przez podmioty komercyjne rozwiązań umożliwiających korzystanie z KSeF nie wymaga podpisywania umów z Ministerstwem Finansów.

System będzie walidował zgodność struktury pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD oraz posiadane uprawnienia do korzystania z KSeF.

Niezależnie od wykorzystywanego systemu komercyjnego czy aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów wymagana jest autoryzacja użytkownika. Jedną z metod uwierzytelnienia w celu korzystania z KSeF jest podpis zaufany.

Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(1). W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Wykorzystanie pola UU_ID lub UU_IDZ jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów, które może ułatwiać ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwala na jednoznaczne wiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.
Pożądaną unikalnością jest unikalność w skali danego podatnika lub danego systemu wykorzystywanego przez danego podatnika.

Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

Obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów. Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Pola te mogą pozostać niewypełnione, nawet w przypadku posiadania takich danych.

Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione.
Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają zatem nowych obowiązków co do zawartości faktury.

W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Pola KursUmowny i WalutaUmowna dotyczą przypadków gdy faktura wystawiona jest w złotówkach, co oznacza, że określone w art. 106e ust. 1 – 10 ustawy o VAT kwoty w fakturze wyrażone są w złotych, względnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, a strony transakcji chcą w fakturze zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano takiego umownego przeliczenia.

Jest to sytuacja odmienna od przypadku gdy kwoty w fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas wypełniane są pola KodWaluty i KursWaluty.

Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.

Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia.

Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.

W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF

W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą "do zera" z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.

Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

W przedstawionej sytuacji w KSeF można wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Nadal istnieje również możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF).

Nie. Natomiast, jest możliwość zamieszczania w fakturze dodatkowych informacji w polach:

- DodatkowyOpis – pole rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów,

- DodatkoweInfo- pole przeznaczone do wpisania przez sprzedawcę dodatkowych danych, które nie zostały uwzględnione w elementach struktury i nie są wymagane przepisami, a które mogą znaleźć się na fakturze (pole znajdujące się na poziomie wiersza faktury),

- StopkaFaktury- pozostałe informacje na fakturze (maks. 3500 znaków).

Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.

Faktura ustrukturyzowana, którą pobierze nabywca ze swojego systemu finansowo-księgowego (za pośrednictwem API) zawiera identyczną treść w porównaniu do faktury przesłanej do KSeF przez sprzedawcę w formacie xml. Przepisy wprowadzające KseF nie przewidują nowych, dodatkowych obowiązków ewidencyjnych po stronie nabywcy.

W takiej fakturze kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas oprócz pola KodWaluty wypełniane jest pole KursWaluty, względnie pole KursWalutyZ.

Całkowicie dobrowolnymi węzłami są węzły Rozliczenie, Płatnosc, WarunkiTransakcji oraz Stopka. Przy czym wypełniając węzły dobrowolne, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych zawartych w tych węzłach.

Węzeł Zamowienie dotyczy wyłącznie faktur zaliczkowych i ich korekt. W przypadku takich faktur nie wypełnia się węzła FaWiersze.

Pozostałe pola wypełniane są w zależności od wymogów przewidzianych w ustawie dla danego dokumentowanego fakturą przypadku.

Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.