Pobór i zwrot podatku u źródła

Zmiany w przepisach^[1]

Konstrukcyjne elementy podatku u źródła pozostały bez zmian. Nie zmieniły się źródła, których dotyczy obowiązek poboru przez płatnika, ani stawki podatku.

Główną zmianą jest częściowe odejście od tzw. „ulgi u źródła” (ang. relief at source). Wprowadzono obowiązek pobrania podatku wg stawki podstawowej, w przypadku przekroczenia w danym roku^[2] kwoty ponad 2 mln zł wypłat^[3] na rzecz jednego podatnika.  Nie ma tu znaczenia, że ustawa lub umowa międzynarodowa przewiduje prawo do niepobrania podatku, zastosowania zwolnienia bądź obniżonej stawki podatku. Oznacza to, że jeśli suma wypłat danego podmiotu (płatnika) na rzecz innego podmiotu (podatnika) nie przekracza w danym roku 2 mln zł, wówczas w dalszym ciągu płatnik może (już w momencie dokonania wypłaty) nie pobierać podatku, zastosować zwolnienie bądź obniżoną stawkę podatku.

Jednak w takim przypadku płatnik, przy zachowaniu należytej staranności, weryfikuje warunki niepobrania podatku, zastosowania zwolnienia albo stawki podatku innej niż stawka „podstawowa”, która wynika z ustawy.

Jednocześnie, nawet po przekroczeniu ww. kwoty (2 mln zł w roku podatkowym w stosunku do jednego podatnika), może nadal stosować zwolnienia bądź stawkę z umowy międzynarodowej.  Warunkiem jest złożenie oświadczenia WH-OSC (w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych) lub WH-OSP (w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych).

W oświadczeniu tym płatnik informuje, że:

• posiada dokumenty wymagane przez przepisy prawa podatkowego dla zastosowania stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania;
• po przeprowadzeniu weryfikacji – z zachowaniem należytej staranności – nie posiada wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności, które wykluczają możliwość zastosowania stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Oświadczenie to składa się nie później niż ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 000 000 zł. W razie kolejnych wypłat jest ono skuteczne do ostatniego dnia roku podatkowego, w którym złożono to oświadczenie. Dodatkowo płatnik, w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego, składa oświadczenie potwierdzające spełnienie ww. przesłanek. Jeżeli go nie złoży, wpłaca podatek z odsetkami za zwłokę.

Oświadczenie może podpisać wyłącznie kierownik jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy - wyznaczona osoba wchodząca w skład tego organu. Nie może tego zrobić pełnomocnik.

Z obowiązku pobrania podatku od dyskonta i odsetek od niektórych obligacji zwalnia także oświadczenie złożone przez emitenta tych obligacji, że dochował należytej staranności w poinformowaniu podmiotów z nim powiązanych, o warunkach zwolnienia w stosunku do tych podmiotów powiązanych.

Złożenie oświadczenia jest jednym z warunków niezbędnych do zastosowania zwolnień, o których mowa w ustawach podatkowych^[4]. Emitent składa je wyłącznie elektronicznie wg ustalonego wzoru, dostępnego na stronie BIP MF.

Wyłączenia stosowania nowych przepisów

Minister Finansów 31 grudnia 2018 r. wydał dwa rozporządzenia^[5], które zawierają szereg przypadków, gdy obowiązek pobrania podatku zgodnie z nowymi zasadami zostaje wyłączony lub ograniczony, m.in. gdy z państwem rezydencji podatkowej podatnika została zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, której przepisy określają zasady opodatkowania dochodów z dywidend, odsetek oraz należności licencyjnych, jeżeli dodatkowo istnieje podstawa prawna do wymiany informacji podatkowych z tym państwem.

Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej 25 czerwca 2021 r. wydał rozporządzenia^[6], które dla części przypadków odraczają nowe zasady poboru podatku u źródła do 31 grudnia 2021 r.

Wnioski o zwrot podatku

W przypadku gdy płatnik pobierze podatek od kwoty przekraczającej 2 mln zł, podatnik może odzyskać różnicę między kwotą pobraną a kwotą należną, z uwzględnieniem obowiązujących preferencji (prawa do zwolnienia bądź obniżonej stawki podatku). W tym celu składa (wyłącznie elektronicznie) wniosek o zwrot podatku WH-WCZ (w zakresie CIT) albo WH-WPZ (w zakresie PIT).

Procedura ta dotyczy wyłącznie kwot pobranych przez płatników w związku z wypłatami należności ponad 2 mln zł. W pozostałych przypadkach obowiązują zasady dotychczasowe. Oznacza to, że np. jeśli płatnik pobrał podatek od dywidendy w kwocie niższej niż 2 mln zł (ponieważ nie posiadał certyfikatu rezydencji), to tryb pozostaje bez zmian. Podatnik może więc złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty w trybie przewidzianym w ordynacji podatkowej.

W przypadku gdy płatnik nie pomniejsza kwoty wypłaty o podatek lecz dokonuje tzw. ubruttowienia, (pokrywa kwotę podatku z własnych środków), jeśli zaistnieją przesłanki złożenia wniosku o zwrot, to uprawnienie to przysługuje wyłącznie płatnikowi. Składa on wtedy wniosek o zwrot według wzoru WH-WCP (CIT) albo WH-WPP (PIT).

Do wniosku o zwrot podatku dołącza się dokumentację, która pozwala na ustalenie jego zasadności. Jest to w szczególności:

• certyfikat rezydencji podatnika (przy czym w niektórych przypadkach dopuszcza się złożenie jego kopii);
• dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku;
• dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności;
• oświadczenia podatnika dotyczące spełnienia poszczególnych warunków, bądź uzasadnienie płatnika o ich spełnieniu;
• dokumentację wskazującą na ustalenia umowne, z powodu których płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku (w przypadku gdy wniosek jest składany przez płatnika).

Przypisy:

• [1] Zmiany w przepisach wprowadzone ustawą z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 2193).
• [2] W podatku dochodowym od osób fizycznych jest to rok kalendarzowy, natomiast w podatku dochodowym od osób prawnych jest to rok podatkowy płatnika.
• [3] W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, nowe zasady dotyczą także wszelkich świadczeń dokonanych danemu podatnikowi oraz postawionych do jego dyspozycji pieniędzy lub wartości pieniężnych. Ponadto, wprowadzone zmiany w podatku u źródła znajdują zastosowanie (zarówno na gruncie CIT, jak i PIT) do dochodów powstałych bez dokonywania wypłaty na rzecz podatnika, jeżeli w związku z daną czynnością płatnik jest zobowiązany do rozliczenia podatku (np. podwyższenie kapitału zakładowego). W dalszej części niniejszego dokumentu wszystkie ww. przypadki będą opisane zbiorczo jako dokonanie wypłaty
• [4] art. 17 ust. 1 pkt 50c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej: ustawy CIT oraz art. 21 ust. 1 pkt 130c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej jako ustawy PIT
• [5] w sprawie wyłączenia lub ograniczenia stosowania odpowiednio art. 26 ust. 2e ustawy CIT oraz art. 41 ust. 12 ustawy PIT (rozporządzenia zostały opublikowane w Dz.U. z 2018 poz. 2545 i 2541)
• [6] w sprawie wyłączenia lub ograniczenia stosowania odpowiednio art. 26 ust. 2e ustawy CIT oraz art. 41 ust. 12 ustawy PIT (rozporządzenia zostały opublikowane w Dz.U. z 2021 poz. 1159 i 1158)

Information in English

Collection and refund of the withholding tax

Rules for withholding and refunding taxes, amendments to laws

Amendments to laws^[1]

Crucial elements of the withholding tax (WHT) have not been changed as of 1^st January 2019. Neither subject of withholding tax, nor rates of the tax have been changed.

The main change is the way how WHT is collected and what are the conditions to apply “relief at source”. There has been introduced an obligation to withhold tax according to the national tax rate, if in the given year^[2] the amount of payments made to one taxpayer exceeds PLN 2 million^[3]  (irrespective of existence of tax exemptions or lower tax rates under double taxation treaty).

The above means that if the total amount of the payments made by a given entity (remitter) to another entity (taxpayer) does not exceed PLN 2 million in a given year, then the remitter may still (upon making payment) apply an exemption or a reduced tax rate, i.e. apply the relief at source method. However, in such a case the remitter, with  due diligence, verifies the conditions under which it is entitled not to withhold WHT (or apply the reduced tax rate).

Moreover, even if the said amount (PLN 2 million in the tax year concerning one taxpayer) is exceeded, an exemption or a reduced tax rate under the double taxation treaty may still be applied. In order to do so, the WH-OSC statement (regarding corporate income tax) or WH-OSP statement (regarding personal income tax) must be submitted.

In the said statement the remitter notifies:

• that holds the documents required by tax laws for the application of a tax rate, an exemption, or for not withholding tax, which arise from special provisions of law or double-taxation treaties;
• that after verification – with due diligence – has no knowledge that would justify a presumption that there are circumstances that exclude the possibility to apply a tax rate or an exemption, or not to deduct withholding tax, which arise from special provisions of law or double taxation treaties.

Such statement must be submitted no later than the last day of the second month following the month in which the amount of PLN 2,000,000 was exceeded. In the case of subsequent payments, it is effective until the last day of the tax year in which this statement is made. In addition, the tax remitter, by the last day of the month following the end of the tax year, shall submit a statement confirming the fulfillment of the aforementioned prerequisites. If he does not submit it, he shall pay the tax with interest for late payment.

The statement may be signed only by the manager of an undertaking, as defined in Article 3 (1)(6) of the Accounting Act. If the entity is headed by a multi-member body - a designated person who is part of this body. This can not be done by a proxy.

The obligation to withhold tax on the discount and interest on certain bonds is also waived by submitting a statement of the bond issuer that the issuer has exercised due diligence in informing the issuer’s related parties of the conditions for exemption in relation to related entities.

Submission of the statement is one of the conditions necessary to apply the exemptions mentioned in the tax laws^[4]. The issuer might submit them only electronically (for more go to  BIP MF).

Exclusions from the application of the new provisions

The Minister of Finance issued two regulations (dated 31 December 2018) ^[5] which list a number of cases where the mandatory refund procedure is temporarily or permanently excluded or limited, for example when a double-taxation treaty has been concluded with the country of tax residence of the taxpayer, whose provisions specify the rules for taxation of income from dividends, interest and royalties, if there is, additionally, a legal basis for exchanging tax information with that country.
The majority of exclusions are to cease as of 31 December 2021.

Applications for tax reimbursement

If the remitter withholds tax on the amount exceeding PLN 2 million, the taxpayer may apply for the reimbursement of the difference between the amount withheld and the amount due, subject to the applicable preference (the right to exemption or to a reduced tax rate). In order to do that, the taxpayer submits (electronically only) a tax reimbursement application: WH-WCZ (regarding CIT) or WH-WPZ (regarding PIT).

This procedure applies only to the amounts withheld by remitters concerning payment of the amounts payable that exceed PLN 2 million. Otherwise, the current rules apply. This means that e.g. if the remitter withheld tax on a dividend whose amount did not exceed PLN 2 million (because the remitter did not have a certificate of residence at hand or had no certainty on whether the conditions were met it particular case), the rules remain unchanged. The taxpayer may therefore submit an application for determining that tax had been overpaid, under the rules provided for in the Tax Ordinance.

In case the remitter does not reduce the amount payable by the tax due but performs a procedure called “grossing up” (covers the amount of tax from its own funds), if there are grounds for submitting the application for tax reimbursement, only the remitter is then entitled to it. The remitter then submits an application for tax reimbursement using the WH-WCP (CIT) or WH-WPP (PIT) forms.

The application for a tax refund shall be accompanied by documentation that allows to determine its legitimacy. Such documents include in particular:

• certificate of tax residence of the taxpayer (in some cases, a photocopy is allowed);
• documents on bank transfers or other documents that indicate the method of settling or transferring amounts to which the duty to pay tax was related;
• documents on the obligation to pay the amount payable;
• statement of the taxpayer on meeting individual conditions (for the details – see the CIT/PIT Acts);
• documents indicating contractual arrangements due to which the remitter paid the tax using the remitter’s own funds and bore the economic burden of that tax (in case the application is submitted by the remitter).

Notes:

• [1] Amendments to the provisions introduced by the Act of 23^rd October 2018 amending the Act on Personal Income Tax, Act on Corporate Income Tax, Tax Ordinance Act, and certain other acts (Dz.U. [Polish Journal of Laws] of 2018 item 2193).
• [2] For the personal income tax it is the calendar year, while for the corporate income tax it is the remitter's tax year.
• [3] As regards the personal income tax, new rules also apply to all and any benefits received by taxpayer as well as cash and cash equivalents left at the taxpayer's disposal (if within the scope of WHT). Moreover, the changes introduced to the withholding tax also apply (both in terms of CIT and PIT) to the income attained without making a payment to a taxpayer, if the remitter is obliged to settle tax in connection with a given transaction (e.g. increasing share capital). Further in this document all and any such cases will be described collectively using the term “making a payment”
• [4] Article 17(1)(50c) of the Act on Corporate Income Tax – Act on CIT, and Article 21(1)(130c) of the Act on Personal Income Tax – Act on PIT
• [5] As regards excluding or limiting the application of Article 26 (2e) of the Act on CIT and Article 41(12) of the Act on PIT respectively (the regulations were published in the official journal (Dz.U. of 2018 items 2545 and 2541))
• [6] As regards excluding or limiting the application of Article 26 (2e) of the Act on CIT and Article 41(12) of the Act on PIT respectively (the regulations were published in the official journal (Dz.U. of 2021 items 1159 and 1158)).